La colaboración del equipo de marketing y planificación de eventos es muy valorada para crear eventos exitosos

Alexandria, VA (4 de octubre de 2016) – Sorprendentemente, la mitad (49 por ciento) de los planificadores de eventos informan que los departamentos de marketing de sus respectivas empresas siempre o con frecuencia participan en la planificación y ejecución de eventos, y una abrumadora mayoría encuentra valor en este tipo de asociación Hoy, la Fundación GBTA, el brazo de educación e investigación de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA), en asociación con Cvent, publicó una nueva investigación que explora la prevalencia y los tipos de colaboración entre los planificadores de eventos y los departamentos de marketing.

“Al igual que cualquier colaboración entre empresas, lograr una buena relación de trabajo a menudo presenta desafíos en el camino, que incluyen falta de comunicación, problemas de control, restricciones presupuestarias y demoras”, dijo Kate Vasiloff, directora de investigación de la Fundación GBTA. “Si bien no existe una hoja de ruta única para una colaboración exitosa entre los equipos de marketing y planificación de eventos, establecer líneas claras de comunicación, demostrar apertura a nuevas ideas y contabilizar el tiempo y el dinero gastados es un buen punto de partida”.

“Los eventos son críticos para el resultado final del negocio, por lo que las funciones de marketing y planificación de eventos deben estar sincronizadas para garantizar que los eventos cumplan con los objetivos del departamento de marketing”, dijo Stacey Fontenot, vicepresidenta de marketing de plataforma. “Los especialistas en marketing de empresa a empresa dependen en gran medida de los eventos, por lo que los planificadores de eventos pueden crear un valor comercial significativo al colaborar con sus colegas de marketing, elevando la importancia del equipo de planificación de eventos dentro de una organización”.

Más de la mitad (53 por ciento) de los planificadores de eventos sienten que establecer objetivos para respaldar las metas comerciales generales es el factor más importante a considerar al planificar una reunión o un evento. Esto resulta ser un área en la que los planificadores de eventos se destacan y están bien equipados para manejar. El diseño y el contenido de una reunión o evento, a menudo menos familiares para los planificadores de eventos, pueden ser igualmente vitales para su éxito general. Aquí es donde entra en juego la colaboración entre departamentos y puede ayudar a las empresas a mejorar el éxito de sus reuniones y eventos.

Cuando observa las oportunidades de colaboración, actualmente el nivel más alto de colaboración (59 por ciento) está en torno a la comunicación por correo electrónico. Durante las etapas de planificación del evento, los equipos de marketing y los planificadores de eventos suelen trabajar juntos para determinar el tema del evento (49 %), el logotipo (49 %) y la combinación de colores (37 %). La mayoría continúa trabajando en conjunto en el sitio con señalización (54 por ciento), pero la colaboración disminuye cuando se trata de comunicaciones posteriores al evento (41 por ciento) y el informe del evento (33 por ciento), lo que muestra oportunidades para continuar la colaboración para determinar el éxito del evento. .

Los desafíos identificados entre los que actualmente colaboran entre departamentos incluyen la falta de comunicación (43 por ciento), problemas de control entre departamentos (42 por ciento) y restricciones presupuestarias (41 por ciento). Los entrevistados compartieron las mejores prácticas para enfrentar estos desafíos, como identificar a una persona de cada departamento para que sirva como punto de contacto principal y formalizar una asociación entre departamentos con la aceptación del liderazgo. Para mejores propósitos de presupuesto, los planificadores recomendaron hacer un seguimiento de los gastos de reuniones y eventos, incluidos los esfuerzos de marketing, para comprender mejor el gran volumen de recursos que se destinan a un evento.

Metodología: Este estudio se basa en 10 entrevistas telefónicas detalladas e individuales con personas con responsabilidades de planificación de eventos a gran escala que residen y trabajan en América del Norte. Además, en febrero se realizó una encuesta en línea complementaria de 157 compradores de viajes en América del Norte que tienen algún nivel de participación en la planificación o supervisión de reuniones o eventos para su organización.

Lea el informe completo: El estudio, Colaboración interdepartamental: cuando la planificación de eventos se encuentra con el marketing, está disponible de forma gratuita exclusivamente para los miembros de GBTA haciendo clic aquí y los que no son miembros pueden comprar el informe a través de la Fundación GBTA enviando un correo electrónico a [email protected] .

Obtenga más información: un seminario web con expertos de la industria de Cvent y la Fundación GBTA analizará la frecuencia con la que los equipos de marketing y eventos colaboran para planificar y ejecutar eventos, el valor de la colaboración y las mejores prácticas. Profundice en esta investigación el 6 de octubre a las 2 p. m. ET.

Acerca de Cvent
Cvent, Inc. (NYSE: CVT) es una empresa líder en gestión de eventos empresariales basada en la nube, con aproximadamente 16 000 clientes y 2000 empleados en todo el mundo. Cvent ofrece soluciones de software a planificadores de eventos para registro de eventos en línea, selección de lugares, gestión de eventos, aplicaciones móviles para eventos, marketing por correo electrónico y encuestas web. Cvent proporciona a los hoteleros una plataforma integrada, que permite a las propiedades aumentar la demanda comercial grupal a través de publicidad dirigida y mejorar la conversión a través de soluciones de inteligencia comercial y gestión de demanda patentadas. Las soluciones de Cvent optimizan toda la cadena de valor de la gestión de eventos y han permitido a clientes de todo el mundo gestionar cientos de miles de reuniones y eventos. Para obtener más información, visite www.cvent.com o conéctese con nosotros en Facebook, Twitter o LinkedIn.

Acerca de la Fundación GBTA
La Fundación GBTA es la fundación de educación e investigación de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA), la principal organización comercial de viajes y reuniones de negocios del mundo con sede en el área de Washington, DC y operaciones en seis continentes. Colectivamente, los más de 8000 miembros de GBTA administran anualmente más de $345 mil millones de viajes de negocios globales y gastos de reuniones. GBTA proporciona a su creciente red de más de 28 000 profesionales de viajes y 125 000 contactos activos educación, eventos, investigación, defensa y medios de comunicación de primer nivel. La Fundación se estableció en 1997 para apoyar a los miembros de GBTA ya la industria en general. Como fundación líder en educación e investigación en la industria de viajes de negocios, la Fundación GBTA busca financiar iniciativas para promover la profesión de viajes de negocios. La Fundación GBTA es una organización sin fines de lucro 501(c)(3). Para obtener más información, consulte gbta.org y gbta.org/foundation.