Nuevo documento técnico revela las mejores prácticas para aumentar la eficiencia con eRFP

ALEXANDRIA, VA – June 25, 2015 – The Global Business Travel Association (GBTA) Meetings Committee and the Convention Industry Council (CIC) APEX Workgroup (APEX) released today a new joint whitepaper, Improving eRFP Efficiency and Effectiveness for the Meetings Industry. The whitepaper combines findings from complimentary research conducted by the two groups in 2014 examining eRFP use, drivers and effects to provide recommendations for improving the eRFP process.

GBTA realizó una encuesta en línea de 412 compradores, proveedores y agencias de terceros en marzo de 2014 que analizó el impacto de los eRFP en compradores, terceros y proveedores. La investigación de CIC incluyó 20 entrevistas con personas que representan una muestra representativa de planificadores que buscan ubicaciones para eventos y fue realizada por Terri Breining (Breining Group) y Mariela McIlwraith (Meeting Change).

El uso de Solicitudes de Propuestas electrónicas (eRFP) para buscar hoteles y lugares se ha disparado en los últimos años. Este documento técnico conjunto se centra en las tendencias en el uso de eRFP desde la perspectiva de todos los grupos involucrados en el proceso de abastecimiento, incluidos compradores corporativos/asociaciones, hoteleros, compradores externos, empresas de gestión de reuniones, empresas de tecnología de reuniones y oficinas de convenciones y visitantes. Si bien esto ha traído muchos beneficios a la industria de las reuniones, también trae desafíos importantes debido al alto volumen de eRFP emitidos, que se describen en el documento técnico.

"Los eRFP son claramente una herramienta positiva para la industria de las reuniones, pero no hay duda de que en los últimos años su uso en rápido crecimiento ha creado desafíos importantes", dijo Shimon Avish, miembro del Comité de Reuniones de GBTA y director de Shimon Avish Consulting LLC. "Nos complació trabajar con el grupo de trabajo APEX de CIC para crear este documento técnico que identifica los próximos pasos para hacer que el proceso de eRFP sea más eficiente y efectivo en un esfuerzo por continuar impulsando la industria de reuniones".

El documento técnico revela varias mejores prácticas emergentes para reducir la cantidad de eRFP que llegan al mercado y aumentar la satisfacción de todas las partes interesadas involucradas en el proceso:

Educación: los profesionales de abastecimiento deben educar a los compradores sobre los impactos de la emisión excesiva de eRFP, así como sobre los beneficios de la investigación para garantizar que se obtengan los hoteles/lugares apropiados y la importancia de proporcionar información completa.
Procesos: la adopción de plantillas estandarizadas y mejores comunicaciones se encuentran entre las formas de mejorar los procesos al tratar con eRFP.
Límites: se pueden imponer límites a través de políticas o tecnología para mantener bajo el número de eRFP.
Soluciones tecnológicas: la tecnología se puede utilizar para facilitar los procesos de gestión de clientes potenciales para hoteles/lugares.
Modelos de tecnología alternativos: los modelos alternativos pueden reducir la dependencia de los pagos de los proveedores al sistema de tecnología de reuniones o, en ciertos casos, pueden permitir un sistema de reserva sin contacto que elimina por completo la necesidad de una solicitud electrónica de propuestas.

"Estamos agradecidos de haber podido reunir el trabajo y las conversaciones de dos grupos de trabajo independientes de la industria en un documento técnico que articula nuestros problemas y oportunidades colectivos", dijo Christine "Shimo" Shimasaki, CDME, CMP, presidenta del grupo de trabajo APEX de CIC sobre eRFP y directora general. de empowerMINT.com de DMAI. “Ahora comienza el verdadero trabajo a medida que educamos tanto a los compradores como a los vendedores y nos esforzamos por lograr procesos más eficientes”.

Industry professionals can find the whitepaper and additional resources on both the CIC website and the GBTA Hub.

CONTACTO: Colleen Gallagher, +1 703-236-1133, [email protected]
Giselle-Marie Roig, +1 703-299-3404, [email protected]

About CIC
The Convention Industry Council (CIC) champions the economic and social value of the meetings and event profession. Our purpose is to promote a strong meetings, conventions and exhibitions industry. A resource for excellent standards and practices within the industry with more than 30 member organizations representing over 103,500 individuals and 19,500 firms and properties, we accomplish this by connecting people, forming strong global partnerships, promoting excellence through certification and accreditation programs and voluntary standards and best practices, and fostering collaboration on industry issues and actively supporting and promulgating them. Visit conventionindustry.org/ or conventionindustry.org/StandardsPractices/APEX/RequestsforProposals.aspx

About the GBTA Foundation:
The GBTA Foundation is the education and research foundation of the Global Business Travel Association (GBTA), the world’s premier business travel and meetings trade organization headquartered in the Washington, D.C. area with operations on six continents. Collectively, GBTA’s 7,000-plus members manage more than $345 billion of global business travel and meetings expenditures annually. GBTA provides its growing network of more than 28,000 travel professionals and 125,000 active contacts with world-class education, events, research, advocacy and media. The Foundation was established in 1997 to support GBTA’s members and the industry as a whole. As the leading education and research foundation in the business travel industry, the GBTA Foundation seeks to fund initiatives to advance the business travel profession. The GBTA Foundation is a 501(c)(3) nonprofit organization. For more information, see gbta.org and gbta.org/foundation.

Acerca de la Asociación Global de Viajes de Negocios
La Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) es la principal organización comercial de viajes de negocios y reuniones del mundo con sede en el área de Washington, DC y operaciones en seis continentes. Los más de 9000 miembros de GBTA administran anualmente más de $345 mil millones de viajes de negocios globales y gastos de reuniones. GBTA y la Fundación GBTA brindan educación, eventos, investigación, defensa y medios de clase mundial a una red global en crecimiento de más de 28,000 profesionales de viajes y 125,000 contactos activos. Para aprender cómo los viajes de negocios impulsan el crecimiento empresarial duradero, gbta.org