Pivote a reuniones virtuales durante la pandemia conduce a cambios significativos en el futuro de los eventos corporativos

Según el estudio de investigación GBTA

Alejandría, Virginia – La Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA), la asociación de viajes de negocios más grande del mundo y líder mundial en educación, investigación, creación de redes y defensa de la industria, publica hoy los hallazgos de un estudio sobre la estrategia de reuniones y eventos corporativos de las organizaciones como un resultado de la pandemia.

El estudio, hecho posible por Cvent, examina cómo los planificadores de eventos y reuniones de viajes con sede en EE. UU. y Canadá están gestionando sus reuniones corporativas en el próximo año, el impacto de COVID-19 en sus eventos y el uso de la tecnología para mejorar la experiencia de los delegados.

Los hallazgos clave incluyen:

• Se prevé que el número de reuniones híbridas se duplique en 2021.

El lugar de trabajo en 2020 será recordado por las reuniones virtuales, pero en 2021, la tendencia se mueve hacia reuniones híbridas, que ofrecen experiencias tanto presenciales como virtuales.

Antes de la pandemia, aproximadamente siete de cada 10 encuestados (71%) no realizaron ninguna reunión híbrida. Esta cifra se mantuvo sin cambios en 2020.

A medida que se relajen las restricciones y se reanuden las reuniones de negocios, las reuniones híbridas podrían aumentar para acomodar mejor a los asistentes en persona y virtuales y llegar a una audiencia más amplia. Tres de cada cinco encuestados (60%) esperan que su empresa celebre al menos una reunión híbrida en 2021. Además, dos tercios de los encuestados (65%) están interesados en realizar más reuniones híbridas como resultado de la pandemia.

• Las reuniones simples serán las primeras en recuperarse.

Aproximadamente la mitad de los encuestados (52%) esperan que la cantidad de reuniones simples en persona que realiza su empresa, con 50 asistentes o menos, vuelva al nivel previo a la pandemia dentro de un año.

• Para la mayoría de las empresas, los ejecutivos de C-suite juegan un papel central en la aprobación de solicitudes para celebrar reuniones en el entorno actual.

Tres cuartas partes de los encuestados (75%) dicen que los ejecutivos de C-suite están involucrados en decidir si es seguro realizar una reunión o evento en el entorno actual de COVID-19. La mitad dice que estos ejecutivos (49%) tienen la la mayoría influencia sobre la decisión, mientras que el 17 por ciento dice que el departamento de seguridad/riesgo de su empresa tiene la mayor influencia sobre la decisión. Si bien una serie de otras partes interesadas, incluidos RR. HH., legal/cumplimiento, gerentes de viajes/planificadores de reuniones y propietarios de presupuesto/unidades comerciales, suelen participar al decidir si es seguro realizar una reunión o un evento, rara vez toman la decisión final.

• Pocas empresas tienen visibilidad central de todas sus reuniones.

Solo el 30% de los encuestados dice que "la mayoría" o "todas" las reuniones de su empresa están visibles en un calendario central. Un número mayor dice que "pocas reuniones" (19%) o "ninguna reunión" (20%) están disponibles en un calendario central. En algunos casos, diferentes departamentos u oficinas regionales planifican y realizan un seguimiento de las reuniones de diferentes maneras. Esto puede dificultar la localización rápida de todas las reuniones programadas en una situación de emergencia. Además, sin esta visibilidad, las organizaciones corren el riesgo de gastar en exceso y administrar incorrectamente sus eventos.

• Los encuestados encuentran valor en las reuniones virtuales como parte de un programa de eventos más sólido.

El cambio casi completo a eventos virtuales en 2020 condujo a un cambio positivo en las opiniones de los encuestados sobre su efectividad como parte de su estrategia de marketing general.

• Los encuestados quieren usar la tecnología para mejorar la experiencia virtual.

Una gran mayoría está "interesada" o "muy interesada" en agregar varios componentes tecnológicos a las reuniones virtuales para ofrecer un evento en línea más atractivo e inmersivo. Éstos incluyen conferencias virtuales (79%), Registro en línea (76%), encuestas de asistentes posteriores al evento (74%), seguimiento de asistentes/seguimiento de clientes potenciales (70%), votación en vivo (70%), y aplicaciones de eventos móviles (66%).

Si bien estos son alimentos básicos comunes de en persona reuniones, los encuestados quieren usarlos para reuniones virtuales así como para aumentar el compromiso y maximizar el ROI del evento virtual.

“La pandemia ha tenido un impacto significativo en la forma en que las organizaciones planifican y administran sus reuniones y eventos corporativos”, dijo el CMO de Cvent, Patrick Smith. “Una combinación inteligente de eventos virtuales, presenciales e híbridos es el futuro; y estos tres modelos de entrega de eventos permitirán a las empresas alcanzar y atraer audiencias más grandes y obtener una visión más profunda de los intereses de los asistentes. El uso de la tecnología ayudará a liderar el camino en este nuevo entorno en el que esperamos que los eventos sean más numerosos e impactantes que nunca”.

GBTA y Cvent organizarán un seminario web para discutir los hallazgos con más detalle, incluidos los cambios operativos necesarios. El seminario web tendrá lugar el 22 de junio a las 11 a. m. (ET). Para registrarse, por favor vaya a GBTA.org.