Las cuentas virtuales de un solo uso mitigan el riesgo, controlan los gastos y mejoran el cumplimiento

Cada año, las empresas gastan millones de dólares en viajes a través de diversos métodos de pago. Si bien las tarjetas corporativas, las Cuentas Centrales de Viajes (CTA) y la tarjeta personal de un empleado son actualmente los métodos de pago más populares, las alternativas, como los pagos virtuales, para viajes corporativos están apareciendo en escena como opciones con menos control y visibilidad iniciales, como el efectivo. avances, se están quedando en el camino.

Un nuevo estudio de la Fundación Global Business Travel Association (GBTA), Cuentas virtuales de un solo uso: estado de la industria, realizado en colaboración con Banco de EE. UU., identifica algunas razones por las que a los compradores y proveedores de viajes les gustan las cuentas virtuales de un solo uso y explica qué se interpone en el camino de una adopción más amplia.

¿Cómo funcionan las cuentas virtuales de un solo uso?
Los pagos virtuales de un solo uso son números de cuenta únicos que se generan para un proveedor, monto de transacción y/o período de tiempo específico. En la mayoría de los casos, una vez procesada la transacción, el número de cuenta ya no está activo. Combinan la conveniencia, aceptación y familiaridad de las tarjetas de crédito tradicionales con características mejoradas de seguridad y control.

¿Por qué utilizar cuentas virtuales de un solo uso?
Los compradores de viajes identificaron varias ventajas clave del uso de pagos virtuales. En primer lugar, el riesgo de fraude disminuye gracias a la coincidencia 1:1 del número de cuenta con el pago. En segundo lugar, los pagos virtuales de un solo uso mejoran el control sobre los gastos de viaje del personal externo a la organización, como entrevistas a candidatos, contratistas o consultores.

Además, las empresas pueden optar por establecer límites de gasto o restringir el uso a proveedores aprobados. Esto abre una serie de puertas a la hora de controlar el gasto en viajes de negocios y mejorar el cumplimiento de la política de viajes de la empresa.

Otro beneficio clave para los compradores de viajes se produce a la hora de conciliar los gastos. La compra y el pago se concilian electrónicamente, lo que elimina la tarea lenta y plagada de errores de vincular manualmente los gastos con los métodos de pago una vez procesada la compra. Un pequeño grupo de compradores encuestados informa que dedica solo una hora a la semana a conciliar los gastos realizados mediante cuentas virtuales de un solo uso. Esto se compara con dos horas y media dedicadas a conciliar gastos utilizando un CTA y dos horas para tarjetas corporativas.

Los proveedores de viajes también ven el lado positivo del uso de cuentas virtuales de un solo uso: en particular, una recepción de pago más rápida y datos de pago mejorados. Posiblemente esta sea la razón por la que actualmente hay muchos más proveedores que aceptan pagos virtuales que compradores que los utilizan.

¿Qué se interpone en el camino de una adopción generalizada de estas cuentas?
El principal problema informado por los compradores es la confusión en el punto de venta de proveedores de viajes específicos, como los hoteles. Los compradores también informan que los proveedores tienen problemas para procesar los pagos y dicen que las cuentas virtuales de un solo uso no son lo suficientemente flexibles para acomodar cargos incidentales. Sin embargo, esto puede ser menos una limitación del método de pago y más una brecha de conocimiento, ya que los límites de la cuenta se pueden establecer para dar cabida a compras auxiliares según la política corporativa.

Es evidente que existe una brecha educativa en lo que respecta al uso de cuentas virtuales de un solo uso en viajes corporativos. Dado que la mitad de los compradores citan una absoluta falta de conocimiento sobre los beneficios, es probable que la educación sobre el producto sea la forma más eficaz de aumentar su uso.

También existe una situación un poco parecida a la de la gallina y el huevo cuando se trata de este tipo de pagos. Los proveedores citan la falta de demanda de los compradores como la razón principal por la que no aceptan cuentas virtuales de un solo uso. Los compradores citan la falta de aceptación de los proveedores como una razón por la que no optan por esta opción. Para que su uso aumente, tanto los compradores como los proveedores deben ser proactivos.

Finalmente, la coherencia es clave. Tanto los compradores como los proveedores mencionan la confusión y los desafíos en el punto de venta como barreras al uso, particularmente con los proveedores de viajes cuyos cargos son variables, como los hoteles. Es probable que esto se deba a otro problema: no hay una sola aplicación o proceso para todos los proveedores. Sin una práctica unificada y aplicada por igual, persistirá la confusión entre quienes intenten utilizar cuentas virtuales de un solo uso.

Obtenga más información en la Convención GBTA
El martes 19 de julio, US Bank patrocinará una Sesión educativa en el Academy Hall de GBTA. en el Centro de Convenciones de Colorado que se centrará en los beneficios y barreras de los pagos virtuales de un solo uso. Con base en los resultados de esta investigación, la sesión reunirá a compradores y hoteleros para discutir las prácticas actuales y trabajar para identificar formas de minimizar las barreras a la aceptación y el uso. Asista a esta sesión para saber si agregar esta solución de pago a las ofertas de su empresa es adecuado para usted.