La Gestión de Reuniones Estratégicas (SMM) es un enfoque disciplinado para gestionar actividades, procesos, proveedores y datos de reuniones y eventos en toda la empresa para lograr objetivos comerciales mensurables alineados con las metas/visión estratégicas de la organización y entregar valor en forma de ahorros cuantitativos. mitigación de riesgos y calidad del servicio.

El Índice de Madurez de la Gestión de Reuniones Estratégicas permite a los gerentes y ejecutivos de reuniones cuantificar el progreso del desarrollo de su Programa SMM en 13 categorías distintas. Al comprender que cada SMMP y cada organización (definida como una empresa, corporación, sociedad, asociación, agencia gubernamental, centro educativo, proveedor o cualquier otra entidad que lleve a cabo reuniones o eventos) es única y que cada enfoque es diferente, este índice se basa en los mejores. en modelos de clase.

Después de completar todo el cuestionario de evaluación, el índice muestra su puntuación en cada una de las 13 categorías, así como una puntuación agregada para todo el programa.

Luego, el Índice le proporciona una lista priorizada de recomendaciones detalladas para desarrollar aún más su programa, aumentando así su puntuación SMM y garantizando la mejora y el crecimiento continuos de su SMMP.

Las 13 categorías de evaluación son:

1: Estrategia (7 preguntas):

La estrategia es la dirección general de cómo se regirán las reuniones y eventos dentro de una organización. Apoya directamente los objetivos y la misión de la organización en el marco de su cultura y capacidades. La estrategia abarcará justificaciones comerciales y apoyo ejecutivo para impulsar la implementación y proporcionar modelos de financiación.

2: Política (8 preguntas):

La política corporativa describe reglas, regulaciones y pautas relativas a reuniones y eventos. Incluye elementos como definiciones, proceso de aprobación, registro de reuniones, contratación y gestión de riesgos, logística, proceso de pago y uso de tecnología. Las políticas pueden ser obligatorias o fuertemente fomentadas con falta de acciones de cumplimiento descritas. La política es la base para establecer procesos.

3: Registro de reuniones/evento (5 preguntas):

El inicio del proceso que reúne todos los elementos del SMMP para capturar datos consolidados, consistentes y auditables. El tipo de datos y el propósito se determinan antes de implementar un sistema de registro de reuniones/eventos.

Los tipos de reuniones y eventos se registran en un calendario para toda la organización. Los datos del calendario se utilizan para tomar decisiones comerciales, como cuantificar el valor del evento, alineación de eventos similares en un segmento comercial, saturación de la industria, programación, financiación y requisitos de recursos físicos de personal, etc.

El proceso de registro de reuniones/evento puede pasar por campos o rutas intencionales variadas según el tipo de reunión/evento. El proceso de registro permite tanto reuniones virtuales como presenciales.

Los datos de registro de reuniones/eventos activan mensajes dinámicos para proporcionar orientación al usuario. La segmentación de datos ofrece tendencias a la unidad de negocio. Y la navegación condicional se puede utilizar para solicitar más información al usuario si se superan ciertos umbrales o se necesita más información.

 4: Aprobación (3 preguntas):

Hay varios tipos de aprobaciones requeridas en el proceso SMMP:

1) Presupuestario: la reunión/evento pasa por un proceso de aprobación para garantizar la alineación con los presupuestos.

2) Financiero: la reunión/evento pasa por un proceso de aprobación para permitir a los líderes la oportunidad de confirmar que la reunión tiene sentido desde una perspectiva financiera.

3) Cumplimiento o reglamentación: la reunión se dirige a través de un proceso de aprobación para garantizar el cumplimiento de las pautas o leyes reglamentarias específicas de la industria, las regulaciones SOX u otros requisitos de cumplimiento específicos de la empresa.

4) Riesgo: la reunión pasa por un proceso de aprobación para permitir a los líderes la oportunidad de confirmar que la reunión cumple con los diversos elementos de la política de reuniones.

Se debe determinar quién puede aprobar una reunión/evento y cómo se recopilarán y comunicarán las aprobaciones. Un sólido proceso de aprobación impulsa el cumplimiento, permite la coherencia y produce mejores decisiones comerciales.

5: Análisis de datos e informes (8 preguntas):

El análisis de datos y la presentación de informes son importantes a nivel de reuniones, pero probablemente más significativos a nivel empresarial, con informes consolidados que incluyen todos los datos de reuniones/eventos durante un período de tiempo. Estos informes señalan tendencias que justifican decisiones y acciones posteriores. Miden el progreso del programa, monitorean el cumplimiento por parte de los usuarios finales y señalan áreas de oportunidad estratégica. Los informes resumidos y los análisis de los cambios de comportamiento sugeridos se comparten con los altos ejecutivos y líderes empresariales. Estos informes a menudo están desglosados por segmentación organizacional (es decir, división, unidad de negocios, área funcional) y por tipo de reunión/evento. Para programas globales, cada uno de estos informes también puede ejecutarse a nivel global, regional, nacional y/o de mercado.

6: Tecnología (2 preguntas):

Los sistemas de tecnología de gestión de reuniones en línea brindan soporte total a los SMMP mediante la consolidación de datos en una base de datos central y la automatización de los procesos de reuniones para impulsar la eficiencia. Los componentes clave incluyen registro de reuniones, calendario, aprobación previa, herramientas de RFP en línea, información de hoteles, presupuestos, registro de asistentes e informes. Algunos ejemplos de cómo la tecnología mejora SMMP:

1) Automatice los flujos de trabajo con notificaciones o alertas enviadas a las partes interesadas cuando sea necesario completar tareas o revisiones.

2) Facilitar los procesos de selección, abastecimiento y contratación de proveedores y/o hoteles.

3) Administre todas las facetas de las comunicaciones y registros de los asistentes.

4) Gestionar presupuestos de reuniones y conciliaciones financieras.

5) Proporcione informes consolidados de estadísticas de actividades de reuniones y análisis de negocios.

7: ROI/ROO/ROE (6 preguntas):

Los objetivos de ROI se desarrollan y comunican utilizando metas y objetivos comerciales. Las reuniones/eventos calculan el retorno de la inversión u otras mediciones basadas en el valor para cuantificar el resultado tanto en el valor empresarial como en las estrategias de ahorro SMMP. Las unidades de negocio comienzan a depender de las métricas reportadas para fines de planificación.

8: Planificación, diseño y ejecución de programas (9 preguntas):

La planificación puede ser gestionada por profesionales de planificación internos, proveedores externos y/u otros asociados internos que no sean planificadores profesionales de tiempo completo sino planificadores ocasionales. Durante la fase de descubrimiento, una empresa determinará qué tipo y cuántos planificadores existen en la corporación, así como con qué frecuencia se subcontratan las reuniones a proveedores y a qué empresas.

En teoría, las tareas de selección y contratación de proveedores se completan antes de la planificación. En realidad, las actividades de planificación se desarrollan a lo largo de todo el proceso, aunque la mayor parte del trabajo se produce una vez finalizada la contratación. En esta etapa, los componentes del programa y la logística comienzan a cuajar y se lleva a cabo el trabajo muy detallado para preparar la celebración de la reunión. Hay varias claves para el éxito durante la fase de planificación. El liderazgo del SMMP debe garantizar que las políticas y procedimientos que siguen los planificadores estén documentados claramente y sean fáciles de consultar. Además, es fundamental definir claramente las funciones, responsabilidades y expectativas de los líderes del SMMP, los planificadores de reuniones y los proveedores.

9: Conciliación Pago/Gastos (5 preguntas):

La conciliación de pagos/gastos proporciona instrucciones claras sobre cómo pagar y adquirir servicios y productos relacionados con reuniones a través de un proceso estándar. El proceso vincula a los planificadores con herramientas y recursos para garantizar que existan controles adecuados en torno a la captura, auditoría, generación de informes y conciliación de datos. Este proceso permite a las partes interesadas y a los planificadores aplicar datos para impulsar decisiones. Incluye un enfoque integrado para hacer coincidir los códigos GL internos con el gasto en reuniones/eventos.

10: Abastecimiento/Adquisiciones (7 preguntas):

El abastecimiento estratégico es un método colaborativo para adquirir bienes y servicios. Puede incluir compras con descuentos por volumen y, a menudo, involucra a proveedores preferidos. El objetivo del abastecimiento estratégico es mejorar la eficiencia de los procesos y al mismo tiempo lograr ahorros en categorías específicas de gastos/costos. Las mejores prácticas sugieren que el abastecimiento sea administrado por un departamento centralizado y dedicado, ya sea interno o externo (proveedor), que sea responsable de aprovechar todo el gasto relacionado con las reuniones de la organización. Esto mantiene la responsabilidad de esta actividad separada de las operaciones de planificación. En otras palabras, el modelo permite a los profesionales de planificación planificar y a los profesionales de abastecimiento o adquisiciones abastecerse. En algunos entornos, estas funciones se superponen, lo que hace que la colaboración sea esencial para el éxito del programa.

11: Gestión de stakeholders (5 preguntas):

Las partes interesadas en reuniones/eventos se identifican en múltiples niveles dentro de la organización para una o más unidades de negocio. Las partes interesadas clave que apoyan ayudan a impulsar la implementación del programa, la gestión del cambio y el éxito. Las asignaciones de las partes interesadas impulsan la construcción de relaciones y brindan información para los esfuerzos de mejora continua.

12: Comunicación y Liderazgo (3 preguntas):

Las actividades de comunicación incluyen el desarrollo de un plan de negocios, la alineación del patrocinio ejecutivo y las actividades de comunicación en toda la organización.

13: Modelado de recursos (3 preguntas):

Crea un modelo de recursos para identificar recursos (internos, externos o un modelo híbrido) para maximizar la eficiencia.

El modelado de recursos para reuniones/eventos incorpora requisitos de toda la empresa para la realización de reuniones/eventos. Soporta cambios en los requisitos del negocio o la oferta/demanda de recursos. La mejora continua ocurre regularmente y la organización utiliza recursos capacitados adecuadamente.

Si tiene alguna pregunta o dificultad técnica, comuníquese con GBTA Research en [email protected] para asistencia.

Indicaciones basadas en el nivel de madurez promedio total después de la autoevaluación

El modelo está diseñado para evaluar la "madurez" de una organización en la siguiente escala:

Nivel 1 – No administrado – Los procesos de soporte a la gestión de reuniones son inexistentes o se realizan de forma ad hoc.

Nivel 2 – Desarrollando – Se reconoce la necesidad de procesos de apoyo a la Gestión de Reuniones y se han identificado los elementos críticos del programa. El diseño de estos procesos puede estar comenzando.

Nivel 3 – Emergente – Los procesos de gestión de reuniones para respaldar los elementos críticos del programa están implementados y centralizados.

Nivel 4 – Operatorio – El programa de Gestión de Reuniones está funcionando y aportando valor; el cumplimiento está empezando a ganar fuerza.

Nivel 5 – Sobresaliendo – El programa de gestión de reuniones está ampliamente adoptado y respalda y cumple los objetivos comerciales generales.

Nivel 6 – Masterización – El programa de Gestión de Reuniones ofrece valor en toda la empresa, la plataforma es escalable y está respaldada por esfuerzos continuos para la mejora continua.

Si tiene alguna pregunta o dificultad técnica, comuníquese con GBTA Research en [email protected] para asistencia.