El papel de la tecnología en la planificación de eventos

Un nuevo estudio de la Fundación GBTA reveló las características más valoradas y deseadas cuando se trata de tecnología de abastecimiento de sitios. Realizado en colaboración con Lanyon, el estudio se publica hoy durante una Lanyón en vivo sesión de trabajo. La planificación de reuniones y eventos comienza mucho antes de que alguien ponga un pie en el lugar, por supuesto, y muchos factores pueden contribuir o restar valor al éxito de un evento.

La mayoría de los planificadores (57 por ciento) utilizan eventos o tecnología o software de gestión de reuniones al planificar eventos y casi todos los que lo hacen (96 por ciento) encuentran valor en el uso de la tecnología para gestionar sus reuniones y eventos. Además, casi seis de cada diez (58 por ciento) de quienes no la utilizan actualmente ven el potencial de la tecnología para mejorar sus procesos y programas.

"La tecnología ha hecho que sea más fácil que nunca ser un comprador inteligente", afirmó Anthony Miller, director de marketing de Lanyon. “Esto se debe a que ahora tenemos acceso a una gran cantidad de información actualizada sobre casi todo lo que compramos, desde cortinas hasta autos usados. ¿Por qué debería ser diferente la compra de un lugar para eventos? Si podemos proporcionar a los planificadores más información y de alta calidad, podrán elegir el lugar que mejor satisfaga sus necesidades, en menos tiempo y con menos contratiempos”.

Decidir dónde organizar un evento
La ubicación (27 por ciento) y el costo (26 por ciento) son los principales factores para elegir una propiedad para albergar una reunión o evento. ¿Cómo influye la tecnología en la selección de una ubicación? Actualmente, sólo dos de cada cinco planificadores (43 por ciento) tienen acceso a tecnología que completa automáticamente las especificaciones de la ciudad, incluyendo todo, desde la proximidad del lugar a otros hoteles, restaurantes y aeropuertos junto con las tarifas de los hoteles hasta los precios de alimentos y bebidas o incluso las tasas de criminalidad de una ciudad. La mitad de los planificadores que utilizan este tipo de tecnología la consideran muy valiosa para tomar decisiones más informadas, al igual que el 45 por ciento de los que no tienen acceso a ella. Algunos planificadores incluso dijeron que esta característica encabezaría su lista de deseos si crearan su propio producto de planificación de reuniones y eventos.

Otra herramienta valiosa a la hora de seleccionar una ciudad y un lugar para el evento sería un sitio estilo Yelp para organizadores de reuniones. Sin embargo, este enfoque formalizado de consultar a expertos de la industria sólo funcionaría con algunas advertencias importantes, dicen los planificadores. El sitio tendría que estar limitado a planificadores experimentados, lleno de información actualizada y protegido de los ojos de los proveedores para ser visto como un recurso útil y creíble.

RFP
Una vez elegida la ciudad, las RFP a menudo se envían a varios lugares para recopilar información adicional antes de tomar una decisión. Cuatro de cada cinco (81 por ciento) planificadores utilizan actualmente tecnología que les permite enviar una única RFP a múltiples propiedades y permite que las propiedades respondan directamente a la RFP dentro de la plataforma para facilitar las comparaciones, ambas características muy valoradas. Siete de cada diez (70 por ciento) planificadores utilizan la tecnología para comparar los detalles de las propiedades uno al lado del otro y casi todos (88 por ciento) encuentran esta característica muy valiosa.

A los planificadores también les gustaría tener la posibilidad de realizar un seguimiento del precio de cada lugar desde la oferta inicial hasta el precio final negociado, lo que resulta muy útil cuando las empresas ponen énfasis en el seguimiento del presupuesto y el ahorro de costos.

Visitas al sitio, preparación previa y resumen del evento
Los planificadores consideran que las visitas al sitio son un aspecto invaluable para la planificación y el éxito de reuniones y eventos; sin embargo, muchos todavía adoptan un enfoque de baja tecnología. Siete de cada diez (70 por ciento) dicen que usan lápiz y papel para registrar la información recopilada en las visitas al sitio. Si bien muchos planificadores prefieren el método de lápiz y papel, otros están mostrando interés en pasar a registrar electrónicamente la información recopilada en las visitas al sitio, incluida la capacidad de registrar notas o cargar fotografías electrónicamente.

La planificación y comunicación no termina después de elegir el lugar. Dos tercios de los planificadores utilizan (63 por ciento) y valoran (67 por ciento) tecnología de planificación de reuniones y eventos que permite la comunicación bidireccional con los proveedores. Hacer que este portal sea compatible con dispositivos móviles sería una gran mejora para muchos planificadores. Además, siete de cada diez planificadores utilizan tecnología de reuniones y eventos para ayudarles a cargar y realizar un seguimiento de la información presupuestaria a lo largo del camino, y aunque sólo un tercio (33 por ciento) cuenta actualmente con tecnología que permite a los planificadores encuestar el lugar y los proveedores después del evento, muchos expresan interés en tener esta opción como parte de su tecnología de gestión de reuniones y eventos.

¿Que sigue?
La educación es clave, ya que muchos planificadores expresan su frustración por no saber a dónde acudir para obtener información sobre productos en el mercado que podrían satisfacer sus necesidades específicas. Sin embargo, con una gran cantidad de tecnología ya disponible, es imperativo que los planificadores consulten las publicaciones comerciales de la industria para conocer las últimas características, asistan a eventos de la industria para ver las nuevas tecnologías en acción y hablen con sus pares para conocer las ofertas más actuales.

Metodología: Este estudio utilizó un enfoque tanto cualitativo como cuantitativo. El lado cualitativo se basa en nueve entrevistas individuales en profundidad realizadas con personas con importantes responsabilidades en la planificación de eventos. Estas tuvieron lugar tanto en abril como en agosto de 2016. La parte cuantitativa consistió en una encuesta completada por 94 personas norteamericanas con responsabilidades de planificación de eventos de mediana (25-500 asistentes) a gran escala (500+ asistentes) que tenían al menos "algo involucrado" en la planificación o supervisión de reuniones y eventos en su empresa y "involucrado" o "muy involucrado" en el proceso de abastecimiento del sitio. Esta encuesta se realizó entre el 18 de mayo y el 2 de junio de 2016.

Lea el informe completo: El estudio, Tecnología de abastecimiento del sitio: características valoradas y deseadas, está disponible de forma gratuita exclusivamente para los miembros de GBTA por haciendo clic aquí y los no miembros pueden comprar el informe a través de la Fundación GBTA enviando un correo electrónico [email protected]. Ver un vista previa gratuita de la investigación ahora.

Aprende más: Un seminario web en el que participarán expertos de la industria de Lanyon y la Fundación GBTA discutirá las tendencias y tecnologías en lo que respecta al abastecimiento de lugares. Profundice en esta investigación el 10 de noviembre a las 2 p. m., hora del Este. El registro gratuito ya está disponible.