¡Desafíos de gestión de riesgos de viaje para programas pequeños y grandes también!

Gestionar el riesgo de viajes es importante para todas las organizaciones, independientemente de su tamaño. Invertir en un programa de Gestión de riesgos de viajes (TRM) ayuda a sus viajeros a evitar problemas, garantiza que haya ayuda disponible si sus viajeros la necesitan y protege a su organización de pérdidas financieras en caso de que algo suceda.

Elementos esenciales de un programa TRM

Si bien los elementos de un programa TRM son en gran medida los mismos para todas las organizaciones, es más probable que las organizaciones más pequeñas tengan dificultades para comprender la importancia de un programa TRM y tengan más desafíos para identificar un “propietario” del mismo.

La mayoría de las organizaciones más pequeñas no tienen una función o puesto dedicado responsable de los viajes, la seguridad o la gestión de riesgos. En cambio, estas responsabilidades se dividen y asignan a personas que tienen otras responsabilidades principales. Y, a menudo, estas responsabilidades solo se asignan cuando hay un líder de alto nivel, posiblemente el director ejecutivo, que impulsa la necesidad de un programa de TRM y garantiza la aceptación de toda la organización.

Una vez que se identifica a un campeón apasionado, se asegura su aceptación y se le asignan responsabilidades, comienza el trabajo duro. Antes incluso de comenzar a desarrollar una política de gestión de riesgos en viajes, la organización debe contar con una póliza de seguro contra accidentes en viajes de negocios (BTA). La BTA garantiza que una empresa tenga protección financiera en caso de que ocurra un evento y, lo que es igualmente importante, ayuda a sus viajeros cuando lo necesitan. Estos dos elementos esenciales son fundamentales para cualquier programa de TRM; Si no existe una BTA, la organización debe obtener una y comunicar a su gente qué cubre la póliza y cómo la política de BTA proporciona asistencia cuando sea necesaria.

Con una política de BTA implementada, una organización tiene la base para un programa TRM básico centrado en la respuesta y la protección financiera. Los próximos pasos son desarrollar el programa, considerar las herramientas y procesos necesarios para ayudar a su gente y a su organización a evitar problemas, en lugar de simplemente estar preparados para responder a ellos.

Algunas áreas a considerar a medida que desarrolla y madura su programa TRM incluyen:

• Documentar políticas y procedimientos: como parte de su proceso de planificación, debe definir la estrategia general, vincular las políticas con los objetivos organizacionales y asegurarse de integrar su programa TRM con sus planes locales de gestión de crisis y planes de emergencia organizacionales.
• Capacitación: el desarrollo continuo de las habilidades y conocimientos del equipo es fundamental y debe incorporar capacitación a los viajeros, capacitación de asesores de viajes y capacitación del equipo de gestión de crisis.
• Monitoreo 24×7: la advertencia es la mejor defensa para mitigar el impacto de un evento. Con el monitoreo de eventos las 24 horas del día y la capacidad de enviar alertas casi en tiempo real a aquellos potencialmente afectados, su organización y su gente están mejor equipadas para evitar problemas o prepararse para ellos.
• Respuesta a incidentes: sus empleados necesitan tener a alguien con quien contactar día o noche para obtener ayuda en casos de emergencias. Un programa TRM optimizado debe incluir una única línea directa de emergencia respaldada por expertos en seguridad y gestión de crisis y un servicio que esté equipado para responder para apoyar estrategias de mitigación a nivel mundial, incluida la evacuación de viajeros.
• Revisión posterior a la acción: después de cualquier incidente, es fundamental realizar una revisión posterior a la acción para evaluar el incidente, si podría haberse evitado, la efectividad de la respuesta y si es necesario modificar las políticas, los procedimientos o las estrategias de mitigación.

Elementos esenciales de una política de riesgos de viaje

Una política de riesgos de viaje debe abordar los tres elementos esenciales de un programa TRM: 1) ayudar a la organización y al viajero a evitar problemas; 2) brindar ayuda cuando el viajero la necesite; y 3) proteger la empresa de pérdidas financieras. Además de abordarlos, la política debe abordar su alcance, así como las funciones y responsabilidades de todos los involucrados, incluido el viajero.

Estos son los elementos esenciales de una política de riesgos de viaje que deben abordarse.

1. Alcance de la política
2. Propósito y objetivos de la política
3. Funciones y responsabilidades
4. Planificación y aprobación de viajes
5. Evaluación de riesgos de viaje
6. Informe de incidentes
7. Seguro

En general, el objetivo de una política de riesgos de viajes es ayudar a mantener una organización y su gente a salvo de daños y riesgos. Al implementar los elementos esenciales de una política de riesgos de viajes que se describen aquí, puede ayudar a garantizar la salud y la seguridad de sus viajeros y al mismo tiempo proteger a la organización legal y financieramente.

Para obtener más información sobre los desafíos que enfrentan las pequeñas organizaciones y comprender mejor las consideraciones para crear y madurar un programa TRM, puede descargar este breve artículo en Conceptos básicos del programa de riesgos de viaje de WorldAware.

Además, "¿Qué debería contener una póliza de riesgos de viaje?” publicado el 16 de agosto de 2019 en la revista Security es un artículo más detallado sobre cómo redactar una política de riesgos de viaje.