Comment opérationnalisez-vous le « bonheur du voyage » en harmonie avec les politiques de sécurité et de dépenses de l'entreprise ? Débat d'un panel d'acheteurs de voyages.

Le travail d'un acheteur de voyages consiste à garantir que les employés de l'entreprise voyagent en toute sécurité là où ils sont nécessaires, à un coût raisonnable. Mais c'est bien plus que cela. Il est important de noter que ces acheteurs de voyages cherchent à équilibrer la sécurité et les budgets de l'entreprise avec les préférences et la commodité de chaque voyageur.

Un panel d'acheteurs de voyages expérimentés a déclaré aux participants de la GBTA de Center Stage que les acheteurs de voyages d'affaires qui réussissent doivent travailler main dans la main avec les ressources humaines pour contribuer à accroître la rétention et le recrutement des employés. En ces temps de faible taux de chômage, ils reconnaissent leur rôle pour contribuer au bonheur des employés.

« Comment pouvons-nous rendre le voyage attrayant pour attirer les gens, les y garder et leur faire faire ce qu'ils sont censés faire ? » a déclaré Stephen Gheerow, acheteur de voyages à la Fondation Ford.

Isabelle Donovan, directrice principale des voyages mondiaux chez The Boeing Co., a révélé qu'elle s'efforçait également d'améliorer l'expérience de ses 80 000 voyageurs. Elle aimerait « déployer toutes les fonctionnalités amusantes avec l'IA, l'apprentissage automatique et les chatbots » ainsi qu'augmenter le libre-service.

"Nous voulons rendre les voyageurs vraiment efficaces sur la route et en libre-service et... conserver les interactions les plus coûteuses avec les agents lorsque quelque chose explose vraiment", a déclaré Donovan.

Ray Greeve, vice-président du CSD de New York Life Insurance Co. Corp., attribue à la technologie sa contribution à l'intégration de divers flux de données afin de mieux prévoir les coûts et d'identifier le gaspillage et les rapports de dépenses inappropriés. « Vous pouvez voir qui loue une voiture et qui soumet des reçus de taxi en même temps », a-t-il déclaré.

La technologie, tout en augmentant le confort des voyageurs et en fournissant des données pour un meilleur contrôle des coûts, peut également être une source de maux de tête.

Les panélistes ont convenu que le grand nombre de nouvelles technologies constitue un défi. Chaque investissement technologique « doit apporter une valeur ajoutée », a expliqué Donovan.

Les entreprises doivent également s’assurer qu’une nouvelle application ou autre technologie est sécurisée avant de l’adopter. Ces types d’examens de sécurité sont parfois « longs et fastidieux », a déclaré Greeve.   

Il n'est pas facile de satisfaire les voyageurs, en particulier les Millenials férus de technologie, tout en gérant les risques de sécurité et les frais de voyage. Ces priorités s’opposent souvent.

« Notre prochaine génération de voyageurs… a grandi avec des tablettes et des téléphones à la main », a déclaré Denise Truso, responsable des services de voyage chez Abbott. « Ils veulent utiliser les applications qu’ils aiment dans leur vie personnelle à des fins professionnelles, ce qui s’avère problématique pour les travel managers » soucieux de sécurité et de sûreté.

Gheerow est d'accord, expliquant que la Fondation Ford souhaite donner aux employés l'accès à une boutique d'applications Ford afin qu'ils puissent utiliser certaines de leurs applications préférées de manière sécurisée.