Dans quelle mesure les acheteurs de voyages réussissent-ils à communiquer la politique de voyage de l'entreprise ?

82 % des acheteurs de voyages estiment qu'ils communiquent avec succès la politique de voyage de leur entreprise, selon une étude nouvelle enquête, Ajouts précieux au contrat de fournisseur : prioriser + communiquer = économiser. L'enquête, sponsorisée par Amadeus, a révélé que, dans l'ensemble, les acheteurs de voyages estiment qu'ils communiquent efficacement les politiques de voyage de l'entreprise concernant les fournisseurs agréés et les canaux de réservation pour leurs voyageurs.

La méthode la plus couramment utilisée par les acheteurs de voyages pour communiquer sur la politique de voyage consiste à mettre à jour le manuel de l'entreprise chaque année – 62 % des personnes interrogées déclarant qu'elles le font. Environ la moitié des acheteurs de voyages rencontrent également leurs voyageurs une fois par an – 34 pour cent – ou envoient des e-mails trimestriels à leurs voyageurs – 32 pour cent – pour leur communiquer la politique de l’entreprise et tout changement qui aurait pu être apporté.

34 % des acheteurs de voyages déclarent communiquer efficacement sur la politique voyages de leur entreprise, même s'ils déclarent ne jamais organiser de réunions en personne avec leurs voyageurs.

Quelle que soit la manière dont les acheteurs de voyages communiquent les politiques de voyage de leur entreprise et les fournisseurs privilégiés, leur confiance dans la manière dont ils transmettent ces informations est bien fondée. Les voyageurs réservent leur voyage en avion via des canaux agréés en moyenne 92 % du temps et 83 % du temps auprès de compagnies aériennes privilégiées. Le transport terrestre a également un taux de conformité élevé, avec 82 pour cent utilisant des canaux agréés et 84 pour cent faisant appel à des fournisseurs agréés. La réservation d’hôtels présente le taux de conformité le plus bas, mais reste néanmoins élevé. 71 pour cent utilisent des canaux agréés et 72 pour cent font appel à des fournisseurs agréés.

Bien que très peu d'entreprises vérifient si les voyageurs paient ou non pour des modules complémentaires ou des services que l'acheteur du voyage a pu négocier dans un contrat de service, les acheteurs de voyages estiment dans l'ensemble que les voyageurs ne paient pas à tort pour les modules complémentaires ou les services inclus - avec un seul des séjours à l'hôtel sur cinq incluent une facturation erronée et encore moins avec les transports terrestres et les compagnies aériennes. Néanmoins, la collecte de données sur les taux de conformité présente une énorme opportunité pour les entreprises d'identifier les domaines dans lesquels les efforts de communication peuvent être améliorés et de l'argent peut être économisé.

Les acheteurs de voyages travaillent dur pour obtenir les meilleures offres et tarifs pour leurs voyageurs. La négociation d'un contrat peut prendre de cinq heures pour un contrat de chaîne hôtelière à 16 heures pour un contrat de compagnie aérienne et peut coûter en moyenne entre $260 et $850.* Tous les efforts nécessaires pour obtenir les meilleures offres et compléments pour les voyageurs doivent être communiqués efficacement afin que l'entreprise et l'individu bénéficient des avantages qu'un gestionnaire de voyages efficace a pu obtenir.

*Cette statistique a été dérivée d'un chiffre de l'enquête annuelle sur la rémunération et les avantages sociaux de la GBTA, montrant que le Travel Manager moyen a gagné $110,000 en 2015.