La majorité des organisations ne procèdent pas à une évaluation formelle des risques pour chaque réunion

Une nouvelle recherche révèle des possibilités d'amélioration dans la gestion des risques liés aux réunions et aux événements

Alexandria, Virginie (20 février 2019) – Une majorité d'acheteurs de voyages (62 %) déclarent que la gestion des risques liés aux réunions et aux événements est une priorité croissante pour leur organisation, selon une nouvelle étude publiée aujourd'hui par la Global Business Travel Association (GBTA) en partenariat avec WorldAware. Les efforts actuels font toutefois défaut, car les entreprises ne procèdent que parfois à des évaluations formelles des risques lorsqu’elles planifient une réunion.

« Les organisations font certainement des progrès dans le domaine de la gestion des risques liés aux réunions, mais les efforts actuels laissent à désirer », a déclaré Michael W. McCormick, directeur exécutif et chef de l'exploitation de la GBTA. « Une bonne gestion des risques peut faire la différence entre un événement réussi et une catastrophe catastrophique. Même s'il est encourageant de constater que de plus en plus d'organisations évaluent les risques liés aux lieux de réunion, l'étude montre que de nombreuses entreprises ont un certain rattrapage à faire.

« Une gestion des risques réussie pour les réunions et les événements nécessite que les organisations attribuent clairement les responsabilités de gestion des risques à un individu ou à une équipe d'individus, et cette responsabilité doit être globale », a déclaré Theresa Thomas, vice-présidente senior des partenariats stratégiques de WorldAware. « En d’autres termes, les responsables de la gestion des risques doivent être habilités à évaluer les risques liés à l’emplacement au niveau de la ville et du quartier, au lieu lui-même et aux transports terrestres, y compris les transports en commun ainsi que les transports privés. »

La recherche examine la manière dont les entreprises abordent la sécurité des participants aux réunions et des voyageurs de réunions, d'événements et de motivation (MICE). Lors de la planification d’une réunion, un quart des organisations ne procèdent jamais ou rarement à une évaluation formelle des risques liés à des lieux spécifiques. De même, 24 % des personnes interrogées déclarent que leur organisation n'évalue jamais ou rarement le risque lié aux lieux de réunion, comme une ville ou un quartier particulier.

Alors que la plupart des programmes de voyages disposent d'une solution de gestion des risques, moins de la moitié (49 %) en ont une qui inclut les données MICE. Ces données d'itinéraire manquantes peuvent rendre difficile pour les entreprises de suivre leurs voyageurs et, par conséquent, d'assurer leur sécurité. Un tiers des acheteurs de voyages déclarent qu'il est plus difficile de suivre les employés lorsqu'ils se déplacent pour des réunions que pour des voyages de passage, comme un voyage de vente.

Il peut également s'avérer difficile pour les programmes de voyages de regrouper les données MICE provenant de plusieurs sources, dans la mesure où les réservations sont effectuées via une variété de canaux. Il s’agit notamment d’une société de gestion de voyages, d’une plateforme de réunions ou d’une société de gestion de réunions. Cela peut limiter la visibilité, rendant difficile l'exécution de responsabilités clés liées à la sécurité, comme l'approbation avant le départ ou le suivi des voyageurs.

En cas d'urgence, les organisateurs de réunions auront probablement besoin d'un moyen de communiquer avec les participants. Une grande majorité (80 %) des personnes interrogées déclarent avoir parfois un plan de communication de crise pour les réunions, mais seulement 36 % déclarent qu'elles ont toujours ce plan en place.

Ces lacunes ne persisteront peut-être pas longtemps, car la plupart des acheteurs de voyages conviennent que la gestion des risques liés aux réunions et aux événements revêt une importance croissante. Bien que certains acheteurs de voyages ne disposent pas actuellement d'une solution de risque incluant les données MICE, une part décente (28 %) envisage d'en adopter une au cours de l'année prochaine.

Méthodologie

Une enquête en ligne auprès de 126 acheteurs de voyages basés aux États-Unis et au Canada a été menée. La vérification a eu lieu entre le 8 novembre 2018 et le 29 novembre 2018. Les répondants étaient qualifiés s'ils étaient un gestionnaire de voyages, un acheteur de voyages ou un professionnel de l'approvisionnement et/ou du sourcing.

Plus d'information

Le rapport, Gestion des risques des réunions et des voyages MICE, est disponible exclusivement pour les membres GBTA ici.

Un webinaire présentant les résultats et des conseils pour lancer un programme de gestion des risques efficace aura lieu demain, le 21 février 2019 à 14 h HE. S'inscrire maintenant.

 

À propos de l'Association mondiale des voyages d'affaires
La Global Business Travel Association (GBTA) est la première organisation commerciale de voyages d'affaires et de réunions au monde. Son siège social est situé dans la région de Washington, DC et elle opère sur six continents. Plus de 9 000 membres de GBTA gèrent chaque année plus de $345 milliards de dépenses mondiales de voyages d'affaires et de réunions. GBTA offre une éducation, des événements, des recherches, des plaidoyers et des médias de classe mondiale à un réseau mondial en pleine croissance de plus de 28 000 professionnels du voyage et 125 000 contacts actifs. Pour découvrir comment les voyages d'affaires stimulent la croissance durable des entreprises, visitez gbta.org.

À propos de WorldAware

WorldAware fournit des solutions intégrées de gestion des risques, basées sur l'intelligence, qui permettent aux organisations multinationales d'opérer à l'échelle mondiale en toute confiance. Les solutions de bout en bout et sur mesure de WorldAware intègrent des renseignements sur les menaces de classe mondiale, une technologie innovante et des services de réponse pour aider les organisations à éviter les menaces, à atténuer les risques et à protéger leurs collaborateurs, leurs actifs et leur réputation. WorldAware possède des sites dans le monde entier, notamment à Annapolis, Londres, Le Cap et Singapour. Pour plus d'informations, visitez www.worldaware.com.