Un nouveau livre blanc dévoile les meilleures pratiques pour accroître l'efficacité des eRFP

ALEXANDRIA, VA – June 25, 2015 – The Global Business Travel Association (GBTA) Meetings Committee and the Convention Industry Council (CIC) APEX Workgroup (APEX) released today a new joint whitepaper, Improving eRFP Efficiency and Effectiveness for the Meetings Industry. The whitepaper combines findings from complimentary research conducted by the two groups in 2014 examining eRFP use, drivers and effects to provide recommendations for improving the eRFP process.

GBTA a mené une enquête en ligne auprès de 412 acheteurs, fournisseurs et agences tierces en mars 2014 qui a examiné l'impact des eRFP sur les acheteurs, les tiers et les fournisseurs. La recherche de CIC comprenait 20 entrevues avec des personnes représentant un échantillon représentatif de planificateurs qui recherchent des emplacements pour des événements et a été menée par Terri Breining (Breining Group) et Mariela McIlwraith (Meeting Change).

L'utilisation des demandes de propositions électroniques (eRFP) pour trouver des hôtels et des lieux a explosé ces dernières années. Ce livre blanc conjoint se concentre sur les tendances de l'utilisation de l'eRFP du point de vue de toutes les parties prenantes impliquées dans le processus d'approvisionnement, y compris les acheteurs d'entreprises/associations, les hôteliers, les acheteurs tiers, les sociétés de gestion de réunions, les sociétés de technologie de réunion et les bureaux de congrès et de visiteurs. Bien que cela ait apporté de nombreux avantages à l'industrie des réunions, cela pose également des défis importants en raison du volume élevé d'eRFP émis, qui sont décrits dans le livre blanc.

"Les eRFP sont clairement un outil positif pour l'industrie des réunions, mais il ne fait aucun doute que ces dernières années, leur utilisation en croissance rapide a créé des défis importants", a déclaré Shimon Avish, membre du comité des réunions GBTA et directeur de Shimon Avish Consulting LLC. "Nous avons été ravis de travailler avec le groupe de travail APEX de CIC pour créer ce livre blanc identifiant les prochaines étapes pour rendre le processus eRFP plus efficace et efficient dans le but de continuer à renforcer l'industrie des réunions."

Le livre blanc révèle plusieurs meilleures pratiques émergentes pour réduire le nombre d'eRFP arrivant sur le marché et accroître la satisfaction de toutes les parties prenantes impliquées dans le processus :

Éducation - les professionnels de l'approvisionnement doivent éduquer les acheteurs sur les impacts de l'émission excessive d'appels d'offres électroniques ainsi que sur les avantages de la recherche pour s'assurer que les hôtels/lieux appropriés sont sélectionnés et sur l'importance de fournir des informations complètes.
Processus - l'adoption de modèles standardisés et de meilleures communications font partie des moyens d'améliorer les processus de traitement des eRFP.
Limites - des limites peuvent être imposées par la politique ou la technologie pour réduire le nombre d'eRFP.
Solutions technologiques – la technologie peut être utilisée pour faciliter les processus de gestion des leads pour les hôtels/lieux.
Modèles technologiques alternatifs - des modèles alternatifs peuvent réduire la dépendance aux paiements des fournisseurs au système de technologie de réunion ou, dans certains cas, peuvent permettre un système de réservation sans contact qui élimine complètement le besoin d'un eRFP.

"Nous sommes reconnaissants d'avoir pu rassembler le travail et les conversations de deux groupes de travail indépendants de l'industrie dans un livre blanc qui articule nos problèmes et opportunités collectifs", a déclaré Christine "Shimo" Shimasaki, CDME, CMP, présidente du groupe de travail APEX de CIC sur les eRFP et directrice générale. de empowerMINT.com de DMAI. "Maintenant, le vrai travail commence alors que nous éduquons à la fois les acheteurs et les vendeurs et que nous nous efforçons de mettre en place des processus plus efficaces."

Industry professionals can find the whitepaper and additional resources on both the CIC website and the GBTA Hub.

CONTACT : Colleen Gallagher, +1 703-236-1133, [email protected]
Giselle-Marie Roig, +1 703-299-3404, [email protected]

About CIC
The Convention Industry Council (CIC) champions the economic and social value of the meetings and event profession. Our purpose is to promote a strong meetings, conventions and exhibitions industry. A resource for excellent standards and practices within the industry with more than 30 member organizations representing over 103,500 individuals and 19,500 firms and properties, we accomplish this by connecting people, forming strong global partnerships, promoting excellence through certification and accreditation programs and voluntary standards and best practices, and fostering collaboration on industry issues and actively supporting and promulgating them. Visit conventionindustry.org/ or conventionindustry.org/StandardsPractices/APEX/RequestsforProposals.aspx

About the GBTA Foundation:
The GBTA Foundation is the education and research foundation of the Global Business Travel Association (GBTA), the world’s premier business travel and meetings trade organization headquartered in the Washington, D.C. area with operations on six continents. Collectively, GBTA’s 7,000-plus members manage more than $345 billion of global business travel and meetings expenditures annually. GBTA provides its growing network of more than 28,000 travel professionals and 125,000 active contacts with world-class education, events, research, advocacy and media. The Foundation was established in 1997 to support GBTA’s members and the industry as a whole. As the leading education and research foundation in the business travel industry, the GBTA Foundation seeks to fund initiatives to advance the business travel profession. The GBTA Foundation is a 501(c)(3) nonprofit organization. For more information, see gbta.org and gbta.org/foundation.

À propos de l'Association mondiale des voyages d'affaires
La Global Business Travel Association (GBTA) est la première organisation commerciale de voyages d'affaires et de réunions au monde. Son siège social est situé dans la région de Washington, DC et elle opère sur six continents. Plus de 9 000 membres de GBTA gèrent chaque année plus de $345 milliards de dépenses mondiales de voyages d'affaires et de réunions. GBTA et la Fondation GBTA offrent une éducation, des événements, des recherches, des plaidoyers et des médias de classe mondiale à un réseau mondial en pleine croissance de plus de 28 000 professionnels du voyage et 125 000 contacts actifs. Pour savoir comment les voyages d'affaires stimulent la croissance durable des entreprises, gbta.org