La gestion stratégique des réunions (SMM) est une approche disciplinée de la gestion des activités, des processus, des fournisseurs et des données des réunions et des événements à l'échelle de l'entreprise afin d'atteindre des objectifs commerciaux mesurables alignés sur les objectifs/la vision stratégiques de l'organisation et de générer de la valeur sous la forme d'économies quantitatives, réduction des risques et qualité de service.

L'indice de maturité de la gestion stratégique des réunions permet aux gestionnaires et aux cadres de réunions de quantifier les progrès de développement de leur programme SMM dans 13 catégories distinctes. Comprenant que chaque SMMP et chaque organisation (définie comme une entreprise, une société, un partenariat, une association, une agence gouvernementale, un établissement d'enseignement, un fournisseur ou toute autre entité qui organise des réunions ou des événements) est unique et que chaque approche est différente, cet indice est basé sur les meilleurs dans les modèles de classe.

Après avoir rempli l'intégralité du questionnaire d'évaluation, l'index affiche votre score dans chacune des 13 catégories ainsi qu'un score global pour l'ensemble de votre programme.

L'index vous fournit ensuite une liste hiérarchisée de recommandations détaillées pour développer davantage votre programme, augmentant ainsi votre score SMM et assurant une amélioration et une croissance continues de votre SMMP.

Les 13 catégories d'évaluation sont :

1: Stratégie (7 questions):

La stratégie est la direction générale de la façon dont les réunions et les événements seront régis au sein d'une organisation. Il soutient directement les objectifs et la mission de l'organisation dans le cadre de sa culture et de ses capacités. La stratégie comprendra des justifications commerciales et un soutien exécutif pour piloter la mise en œuvre ainsi que pour fournir des modèles de financement.

2: Politique (8 questions):

La politique d'entreprise décrit les règles, les règlements et les lignes directrices relatifs aux réunions et aux événements. Il comprend des éléments tels que les définitions, le processus d'approbation, l'inscription aux réunions, la gestion des contrats et des risques, la logistique, le processus de paiement et l'utilisation de la technologie. Les politiques peuvent être obligatoires ou fortement encouragées avec un manque d'actions de conformité décrites. La politique est la base pour établir des processus.

3: Inscription aux réunions/événements (5 questions):

Le début du processus qui rassemble tous les éléments du SMMP pour capturer des données consolidées, cohérentes et auditables. Le type et l'objectif des données sont déterminés avant la mise en œuvre d'un système d'inscription aux réunions/événements.

Les types de réunions et d'événements sont enregistrés sur un calendrier à l'échelle de l'organisation. Les données du calendrier sont utilisées pour prendre des décisions commerciales telles que la quantification de la valeur de l'événement, l'alignement d'événements similaires dans un segment d'activité, la saturation de l'industrie, la planification, le financement et la dotation en ressources physiques, etc.

Le processus d'inscription à la réunion/à l'événement peut être acheminé par des champs ou des chemins variés intentionnels en fonction du type de réunion/d'événement. Le processus d'inscription permet des réunions virtuelles ainsi que des réunions en face à face.

Les données d'inscription aux réunions/événements déclenchent une messagerie dynamique pour guider l'utilisateur. La segmentation des données offre des tendances à la business unit. Et, la navigation conditionnelle peut être utilisée pour demander plus d'informations à l'utilisateur si certains seuils sont dépassés ou si plus d'informations sont nécessaires.

 4: Approbation (3 questions):

Il existe différents types d'approbations requises dans le processus SMMP :

1) Budget – La réunion/l'événement est soumis à un processus d'approbation pour assurer l'alignement avec les budgets.

2) Financier – La réunion/l'événement est acheminé via un processus d'approbation pour permettre aux dirigeants de confirmer que la réunion a du sens d'un point de vue financier.

3) Conformité ou réglementation – La réunion est acheminée via un processus d'approbation pour garantir la conformité aux directives ou lois réglementaires spécifiques à l'industrie, aux réglementations SOX ou à d'autres exigences de conformité spécifiques à l'entreprise.

4) Risque - La réunion est acheminée via un processus d'approbation pour permettre aux dirigeants de confirmer que la réunion est conforme aux divers éléments de la politique de réunion.

Il devrait y avoir une détermination de qui peut approuver une réunion/un événement, et comment les approbations seront recueillies et communiquées. Un processus d'approbation solide favorise la conformité, permet la cohérence et produit de meilleures décisions commerciales.

5: Analyse des données et rapports (8 questions):

L'analyse des données et les rapports sont importants au niveau de la réunion, mais probablement plus importants au niveau de l'entreprise, avec des rapports consolidés comprenant toutes les données de réunion pour les réunions/événements sur une période donnée. Ces rapports font apparaître des tendances qui justifient des décisions et des actions ultérieures. Ils mesurent les progrès du programme, surveillent la conformité des utilisateurs finaux et signalent les domaines d'opportunité stratégique. Les rapports de synthèse et les analyses des changements de comportement suggérés sont partagés avec les cadres supérieurs et les chefs d'entreprise. Ces rapports sont souvent ventilés par segmentation organisationnelle (c'est-à-dire division, unité commerciale, domaine fonctionnel) et par type de réunion/événement. Pour les programmes mondiaux, chacun de ces rapports peut également être exécuté au niveau mondial, régional, national et/ou du marché.

6: Technologie (2 questions):

Les systèmes technologiques de gestion des réunions en ligne fournissent un support complet aux SMMP en consolidant les données dans une base de données centrale et en automatisant les processus de réunion pour gagner en efficacité. Les composants clés incluent l'inscription aux réunions, le calendrier, la pré-approbation, les outils de demande de propositions en ligne, les informations sur l'hôtel, les budgets, l'inscription des participants et les rapports. Quelques exemples de la façon dont la technologie améliore le SMMP :

1) Automatisez les flux de travail avec des notifications ou des alertes envoyées aux parties prenantes lorsque des tâches ou des révisions doivent être effectuées.

2) Faciliter la sélection des fournisseurs et/ou des hôtels, les processus d'approvisionnement et de passation des marchés.

3) Gérez toutes les facettes des communications et des inscriptions des participants.

4) Gérer les budgets des réunions et les rapprochements financiers.

5) Fournir des rapports consolidés sur les statistiques des activités de réunion et les analyses commerciales.

7: ROI/ROO/ROE (6 questions):

Les objectifs de retour sur investissement sont développés et communiqués à l'aide de buts et d'objectifs commerciaux. Les réunions/événements calculent le retour sur investissement ou d'autres mesures axées sur la valeur pour quantifier le résultat dans les stratégies de valeur commerciale et d'économies SMMP. Les unités commerciales commencent à dépendre des métriques rapportées à des fins de planification.

8: Planification, conception du programme et exécution (9 questions):

La planification peut être gérée par des professionnels de la planification internes, des fournisseurs externes et/ou d'autres associés internes qui ne sont pas des planificateurs professionnels à temps plein, mais des planificateurs occasionnels. Au cours de la phase de découverte, une entreprise déterminera quel type et combien de planificateurs existent dans l'entreprise, ainsi que la fréquence à laquelle les réunions sont sous-traitées à des fournisseurs et à quelles entreprises.

En théorie, la sélection des fournisseurs et les tâches contractuelles sont terminées avant la planification. En réalité, les activités de planification se déroulent tout au long du processus, bien que la majorité du travail ait lieu une fois la passation des marchés terminée. À ce stade, les composantes du programme et de la logistique commencent à se concrétiser et le travail très détaillé de préparation de la livraison de la réunion a lieu. Il existe plusieurs clés du succès lors de la phase de planification. La direction du SMMP doit s'assurer que les politiques et procédures suivies par le(s) planificateur(s) sont clairement documentées et faciles à consulter. De plus, il est essentiel de définir clairement les rôles, les responsabilités et les attentes de la direction SMMP, des planificateurs de réunions et des fournisseurs.

9: Rapprochement paiements/dépenses (5 questions):

Le rapprochement des paiements/dépenses fournit des directives claires sur la façon de payer et d'acquérir des services et des produits liés aux réunions par le biais d'un processus standard. Le processus relie les planificateurs aux outils et aux ressources pour s'assurer que des contrôles adéquats sont en place autour de la saisie des données, de l'audit, du reporting et du rapprochement. Ce processus permet aux parties prenantes et aux planificateurs d'appliquer les données pour prendre des décisions. Il comprend une approche intégrée consistant à faire correspondre les codes GL internes aux dépenses pour les réunions/événements.

10: Approvisionnement/Approvisionnement (7 questions):

L'approvisionnement stratégique est une méthode d'approvisionnement en biens et services qui est collaborative. Cela peut inclure des achats avec des remises sur volume et implique souvent des fournisseurs privilégiés. L'objectif de l'approvisionnement stratégique est d'améliorer l'efficacité des processus tout en réalisant des économies dans des catégories de dépenses/coûts spécifiques. Les meilleures pratiques suggèrent que l'approvisionnement soit géré par un service centralisé et dédié, interne ou externe (fournisseur), qui est chargé de tirer parti de l'ensemble des dépenses liées aux réunions de l'organisation. Cela permet de séparer la responsabilité de cette activité des opérations de planification. En d'autres termes, le modèle permet aux professionnels de la planification de planifier et aux professionnels de l'approvisionnement ou de l'approvisionnement de s'approvisionner. Dans certains environnements, ces fonctions se chevauchent, ce qui rend la collaboration essentielle au succès du programme.

11: Gestion des parties prenantes (5 questions):

Les parties prenantes des réunions/événements sont identifiées à plusieurs niveaux au sein de l'organisation pour une ou plusieurs unités commerciales. Les principales parties prenantes de soutien contribuent au déploiement du programme, à la gestion du changement et au succès. Les affectations des parties prenantes stimulent l'établissement de relations et fournissent des informations pour les efforts d'amélioration continue.

12: Communication et leadership (3 questions):

Les activités de communication comprennent l'élaboration d'un plan d'affaires, l'harmonisation du parrainage de la direction et les activités de communication dans l'ensemble de l'organisation.

13: Modélisation des ressources (3 questions):

Crée un modèle de ressources pour identifier les ressources (modèle interne, externe ou hybride) afin de maximiser l'efficacité.

La modélisation des ressources de réunion/événement intègre les exigences à l'échelle de l'entreprise pour l'organisation de réunions/événements. Il prend en charge les changements dans les besoins de l'entreprise ou l'offre/la demande de ressources. L'amélioration continue se produit régulièrement et l'organisation utilise des ressources qualifiées.

Si vous avez des questions ou des difficultés techniques, veuillez contacter GBTA Research au [email protected] à l'aide.

Invites basées sur le niveau de maturité moyen total après l'auto-évaluation

Le modèle est conçu pour évaluer la « maturité » d'une organisation sur l'échelle suivante :

Niveau 1 – Non géré – Les processus d'assistance à la gestion des réunions sont inexistants ou se produisent de manière ponctuelle.

Niveau 2 – Développement – Le besoin de processus de soutien à la gestion des réunions est reconnu et les éléments critiques du programme ont été identifiés. La conception de ces processus peut commencer.

Niveau 3 – Émergent – Les processus de gestion des réunions pour soutenir les éléments critiques du programme sont en place et sont centralisés.

Niveau 4 – Opératoire – Le programme de gestion des réunions fonctionne et apporte de la valeur ; la conformité commence à gagner du terrain.

Niveau 5 – Exceller – Le programme de gestion des réunions est largement adopté et soutient et atteint les objectifs commerciaux globaux.

Niveau 6 – Maîtriser – Le programme de gestion des réunions apporte de la valeur à l'ensemble de l'entreprise, la plate-forme est évolutive et s'appuie sur des efforts continus d'amélioration continue.

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