Les professionnels du voyage acceptent que la réservation directe soit là pour rester, travailler pour gagner en visibilité sur les économies de coûts et la gestion des risques

Une nouvelle étude de la Fondation GBTA, en partenariat avec Concur, explore les priorités et les défis auxquels les programmes de voyages d'affaires sont confrontés aujourd'hui. Alors que l'industrie du voyage évolue en réponse à la technologie mobile et au comportement de réservation directe des employés, les professionnels du voyage constatent qu'ils doivent moderniser leurs programmes de voyage non seulement pour contrôler les coûts, mais aussi pour augmenter la visibilité globale des voyages et des dépenses.

Réservation directe : ici pour rester
En ce qui concerne l'efficacité des programmes de voyage, les professionnels du voyage considèrent la réservation directe comme un défi majeur. Les réservations directes sont de plus en plus populaires compte tenu de la préférence croissante des voyageurs d'affaires pour une approche de réservation en libre-service - sans parler du fait que la satisfaction des voyageurs à l'égard des outils de réservation préférés de l'entreprise n'a pas toujours suivi le rythme des outils des fournisseurs. De plus en plus, les fournisseurs offrent désormais des incitations à réserver directement, et la technologie mobile permet également aux voyageurs d'affaires de se connecter plus facilement avec les fournisseurs.

Les professionnels du voyage tentent de combiner la technologie mobile et le processus de voyage d'entreprise pour non seulement améliorer l'expérience des voyageurs, mais aussi accroître la conformité des employés. Cependant, les professionnels du voyage ne peuvent pas pleinement atteindre leurs principales priorités de devoir de diligence et d'économies sans aborder la réservation directe.

Implications de la réservation directe
Les professionnels du voyage conviennent que le manque de visibilité causé par la réservation directe a des implications sur le devoir de diligence. La grande majorité s'accorde à dire qu'en temps de crise, les outils traditionnels de gestion des voyages d'affaires ne sont pas en mesure de localiser les voyageurs qui ont réservé directement auprès des fournisseurs.

Éduquer les employés, qui veulent généralement faire ce qu'il faut, sur les bonnes techniques de réservation directe, non seulement augmentera la visibilité des dépenses, mais aidera également les entreprises à économiser sur leurs résultats. Certaines de ces techniques de réservation directe appropriées incluent :

• Réservation via des canaux approuvés
• Suivi des dépenses

Une réservation directe non gérée par un fournisseur peut amener les voyageurs à 'raté' sur les tarifs et les commodités négociés, et finalement payer des prix plus élevés.

Prochaines étapes : qu'est-ce qu'un professionnel du voyage doit faire ?
Poussés par la nécessité de contrôler les dépenses invisibles et de s'adapter aux nouvelles tendances du comportement des voyageurs, les professionnels du voyage se tournent vers la technologie pour capturer les données de réservation directes. Certains permettent aux voyageurs de partager plus facilement leurs informations de voyage, tandis que d'autres utilisent un système automatisé de saisie de données, entre autres méthodes. Certains s'appuient également sur les données des notes de frais, mais parce qu'elles sont reçues après le voyage, cette approche entraîne de graves conséquences sur le devoir de diligence.

Grâce à la mise en œuvre de solutions de voyage rationalisées qui incluent la technologie mobile, les professionnels du voyage espèrent améliorer les chances de recevoir des données provenant de la réservation directe et obtenir une visibilité sur la vue d'ensemble du comportement de déplacement des employés. Cependant, ils recherchent toujours la possibilité de capturer des informations de voyage détaillées, notamment la classe, le numéro de billet et l'attribution des sièges. Ces zones ont également besoin d'une plus grande couverture de données :

• Visibilité en temps réel sur les dépenses
• Rapports de dépenses automatisés
• Meilleure intégration entre les systèmes technologiques
• Portée plus large des fournisseurs pour les programmes automatisés de capture de données

Avec les changements rapides de l'industrie, les professionnels du voyage se rendent compte qu'il est plus important que jamais de se préparer aux changements futurs. Ils conviennent qu'il y a encore des obstacles à surmonter avec la technologie et la gestion des risques, mais sont convaincus que l'évolution de la technologie dans ces domaines continuera d'offrir de plus grandes capacités. Ils ont le sentiment de progresser dans l'obtention de données précieuses qui peuvent générer de plus grandes économies et mettre en œuvre davantage de responsabilités en matière de devoir de diligence.

Les professionnels du voyage et les voyageurs veulent en fin de compte ce qu'il y a de mieux pour leur entreprise - et bien que la réservation directe puisse poser certains défis - de nombreuses opportunités existent également. Il est possible pour les professionnels du voyage d'atteindre les priorités critiques du programme tout en répondant aux préférences des voyageurs, si la technologie appropriée est mise en œuvre.

"L'étude de la GBTA Foundation a fortement confirmé que près de 40 % des voyageurs d'affaires fréquents gérés achètent et réservent régulièrement directement auprès des fournisseurs et des OTA en plus du canal OBT/TMC traditionnel", a déclaré Mike Koetting, vice-président exécutif, Fournisseur et TMC Services pour Concur. . « Ce comportement multicanal est une réalité bien ancrée dans toutes les zones géographiques et tous les groupes démographiques étudiés. Les entreprises qui continuent de limiter la portée de leur programme de gestion des voyages au canal traditionnel ont presque certainement perdu la visibilité, les économies et le contrôle des dépenses dans les canaux non traditionnels. Capturer et gérer les voyages, peu importe où ils ont été achetés, n'est plus une option pour un programme de voyage bien géré. »

Méthodologie: Cette étude a utilisé à la fois une approche qualitative et quantitative. L'aspect qualitatif est basé sur 11 entretiens approfondis de travel managers aux États-Unis et en Europe, principalement issus d'organisations disposant de programmes de voyages matures, menés en juin 2016. L'aspect quantitatif consistait en une enquête supplémentaire réalisée auprès de 84 agences de voyage basées aux États-Unis. managers en poste du 7 au 12 juillet 2016.

Lire le rapport complet : L'étude, Programmes de voyage : défis, priorités et implications, est disponible gratuitement exclusivement pour les membres GBTA par cliquant ici et les non-membres peuvent acheter le rapport via la Fondation GBTA en envoyant un e-mail [email protected].