Envolvendo TMCs no processo de RFP do hotel

Os funcionários que se preparam para uma viagem de negócios não escolhem simplesmente o voo ou hotel que desejam e embarcam para a viagem. Há um planejamento cuidadoso feito nos bastidores por profissionais cujo papel é garantir a segurança e eficiência das viagens dos indivíduos dentro de uma empresa.

Os gerentes de viagens desenvolvem planos estratégicos e políticas para todas as formas de viagens corporativas e lidam com o processo de negociação de contratos de fornecedores, comunicação da política de viagens, garantia de planos de viagem, garantia da segurança dos funcionários na estrada, gerenciamento da conformidade com as políticas e muito mais. Muitos gerentes de viagens também trabalham com empresas de gerenciamento de viagens (TMCs) e geralmente fazem isso ao passar pelo processo de solicitação de proposta de hotel (RFP).

A GBTA, em parceria com a Best Western, lançou recentemente, “Hotel RFPs-The Decision Making Process”, um estudo que explora o processo de RFP de hotéis na perspectiva do gestor de viagens. Ele também analisa o relacionamento que os gerentes de viagens têm com as TMCs enquanto discute as melhores práticas para trabalhar em conjunto durante a temporada de RFP do hotel. O estudo apresenta dicas para encontrar o equilíbrio certo ao usar um TMC e determinar a melhor maneira de utilizar essas empresas enquanto ainda estiver envolvido como gerente de viagens.

75% dos gerentes de viagens que trabalham com TMCs têm um nível mais alto de satisfação com o processo de RFP do hotel como um todo. E para sair satisfeito, é importante saber o que você espera dessa troca. Você está planejando uma viagem nacional ou internacional? Quais foram alguns pontos problemáticos para o seu planejamento no passado? Qual TMC é mais adequado para uma empresa do seu tamanho?

Um fator-chave na satisfação dos gerentes de viagens é a extensão com que eles usam o TMC. As empresas que os usam “um pouco” são significativamente mais felizes do que aquelas que os usam “muito” ou “um pouco”.

Isso pode indicar que depender muito de TMCs nesse processo faz com que os gerentes de viagens desistam de muito controle, resultando em expectativas não atendidas. Dê uma olhada no modelo de RFP de hotel da GBTA e veja quais módulos você mais se beneficiaria e quais você não precisaria passar todos os anos.

É importante lembrar que não existe uma abordagem única para o processo de RFP de hotéis. Descobrir o nível de envolvimento mais apropriado para sua empresa é fundamental para obter o máximo de um TMC.

Para mais informações, consulte o estudo “Hotel-RFP” – disponível gratuitamente para membros GBTA.