Novo whitepaper revela as melhores práticas para aumentar a eficiência com eRFPs

ALEXANDRIA, VA – June 25, 2015 – The Global Business Travel Association (GBTA) Meetings Committee and the Convention Industry Council (CIC) APEX Workgroup (APEX) released today a new joint whitepaper, Improving eRFP Efficiency and Effectiveness for the Meetings Industry. The whitepaper combines findings from complimentary research conducted by the two groups in 2014 examining eRFP use, drivers and effects to provide recommendations for improving the eRFP process.

A GBTA realizou uma pesquisa online com 412 compradores, fornecedores e agências terceirizadas em março de 2014 que analisou o impacto dos eRFPs em compradores, terceiros e fornecedores. A pesquisa do CIC incluiu 20 entrevistas com indivíduos que representam uma seção transversal de planejadores que fornecem locais para eventos e foi conduzida por Terri Breining (Grupo Breining) e Mariela McIlwraith (Meeting Change).

O uso de Solicitações de Propostas eletrônicas (eRFPs) para fornecer hotéis e locais cresceu nos últimos anos. Este whitepaper conjunto se concentra nas tendências no uso de eRFP da perspectiva de todos os públicos envolvidos no processo de fornecimento, incluindo compradores corporativos/associados, hoteleiros, compradores terceirizados, empresas de gerenciamento de reuniões, empresas de tecnologia de reuniões e escritórios de convenções e visitantes. Embora isso tenha trazido muitos benefícios para o setor de reuniões, também traz desafios significativos devido ao alto volume de eRFPs emitidos, descritos no whitepaper.

“Os eRFPs são claramente uma ferramenta positiva para a indústria de reuniões, mas não há dúvida de que nos últimos anos seu uso em rápido crescimento criou desafios significativos”, disse Shimon Avish, membro do Comitê de Reuniões GBTA e diretor da Shimon Avish Consulting LLC. “Tivemos o prazer de trabalhar com o APEX Workgroup da CIC para criar este whitepaper identificando as próximas etapas para tornar o processo eRFP mais eficiente e eficaz em um esforço para continuar fortalecendo o setor de reuniões.”

O whitepaper revela várias práticas recomendadas emergentes para reduzir o número de eRFPs chegando ao mercado e aumentar a satisfação de todas as partes interessadas envolvidas no processo:

Educação – os profissionais de sourcing devem educar os compradores sobre os impactos da emissão excessiva de eRFPs, bem como os benefícios de ambas as pesquisas para garantir que os hotéis/locais apropriados sejam adquiridos e a importância de fornecer informações completas.
Processos – a adoção de templates padronizados e melhores comunicações estão entre as formas de melhorar os processos no tratamento de eRFPs.
Limites – os limites podem ser impostos por meio de política ou tecnologia para manter o número de eRFPs baixo.
Soluções Tecnológicas – a tecnologia pode ser usada para facilitar os processos de gerenciamento de leads para hotéis/locais.
Modelos alternativos de tecnologia – modelos alternativos podem reduzir a dependência de pagamentos de fornecedores para o sistema de tecnologia de reunião ou, em certos casos, podem permitir um sistema de reservas sem contato que elimina completamente a necessidade de um eRFP.

“Estamos gratos por poder reunir o trabalho e as conversas de dois grupos de trabalho independentes da indústria em um whitepaper que articula nossas questões e oportunidades coletivas”, disse Christine “Shimo” Shimasaki, CDME, CMP, presidente do grupo de trabalho APEX da CIC sobre eRFP e diretora administrativa do empowerMINT.com da DMAI. “Agora o trabalho real começa à medida que educamos compradores e vendedores e buscamos processos mais eficientes.”

Industry professionals can find the whitepaper and additional resources on both the CIC website and the GBTA Hub.

CONTATO: Colleen Gallagher, +1 703-236-1133, [email protected]
Giselle-Marie Roig, +1 703-299-3404, [email protected]

About CIC
The Convention Industry Council (CIC) champions the economic and social value of the meetings and event profession. Our purpose is to promote a strong meetings, conventions and exhibitions industry. A resource for excellent standards and practices within the industry with more than 30 member organizations representing over 103,500 individuals and 19,500 firms and properties, we accomplish this by connecting people, forming strong global partnerships, promoting excellence through certification and accreditation programs and voluntary standards and best practices, and fostering collaboration on industry issues and actively supporting and promulgating them. Visit conventionindustry.org/ or conventionindustry.org/StandardsPractices/APEX/RequestsforProposals.aspx

About the GBTA Foundation:
The GBTA Foundation is the education and research foundation of the Global Business Travel Association (GBTA), the world’s premier business travel and meetings trade organization headquartered in the Washington, D.C. area with operations on six continents. Collectively, GBTA’s 7,000-plus members manage more than $345 billion of global business travel and meetings expenditures annually. GBTA provides its growing network of more than 28,000 travel professionals and 125,000 active contacts with world-class education, events, research, advocacy and media. The Foundation was established in 1997 to support GBTA’s members and the industry as a whole. As the leading education and research foundation in the business travel industry, the GBTA Foundation seeks to fund initiatives to advance the business travel profession. The GBTA Foundation is a 501(c)(3) nonprofit organization. For more information, see gbta.org and gbta.org/foundation.

Sobre a Global Business Travel Association
A Global Business Travel Association (GBTA) é a principal organização comercial de viagens de negócios e reuniões do mundo, com sede na área de Washington, DC, com operações em seis continentes. Os mais de 9.000 membros do GBTA gerenciam mais de $345 bilhões de despesas globais com viagens e reuniões de negócios anualmente. GBTA e a Fundação GBTA oferecem educação, eventos, pesquisa, advocacia e mídia de classe mundial para uma rede global crescente de mais de 28.000 profissionais de viagens e 125.000 contatos ativos. Para saber como as viagens de negócios impulsionam o crescimento duradouro dos negócios, gbta.org