Top 5 des questions TMC posées et répondues

En 2016, les organisations ont investi de manière significative dans les voyages d'affaires, les dépenses mondiales en voyages d'affaires approchant $1,3 billion. Cependant, alors que les entreprises investissent de plus en plus dans les voyages d'affaires, elles doivent également investir dans un programme de voyages géré qui équilibre les besoins des employés avec les objectifs de l'entreprise. Démêler les subtilités de la gestion des voyages peut être intimidant sans une société de gestion des voyages à la remorque, c'est pourquoi la Fondation GBTA s'est associée à la US Bank pour décrire les considérations impliquées dans le choix d'un TMC.

1. Ai-je besoin d'un TMC ?

Dans l'ensemble, il serait très difficile de gérer un programme de voyages sans s'associer à une société de gestion de voyages (TMC). Si vos dépenses de voyage dépassent $250 000 par an et/ou sont suffisamment importantes pour être négociées avec les compagnies aériennes et les hôtels, votre programme bénéficiera probablement des services d'un TMC.

2. Quelle valeur apporte un TMC à mon programme de voyage ?

Les TMC peuvent ajouter de la valeur à votre programme de voyage de plusieurs façons importantes. Le suivi des données et les rapports sur les dépenses permettent de mieux comprendre le volume d'affaires réalisé avec chaque fournisseur, ce qui vous donne une plus grande influence à la table de négociation. Lorsque les TMC gèrent les canaux de réservation préférés, les agents savent quand les billets sont réservés et les réservations effectuées. Cela permet de récupérer la valeur des billets inutilisés ou des réservations manquées et aux voyageurs d'avoir une ligne directe d'assistance en cas d'incident ou de changement de voyage. Les TMC aident également les gestionnaires de voyages à se tenir informés des tendances du secteur en leur donnant accès à des ressources et à une formation pour s'assurer que les politiques de l'entreprise répondent pleinement aux besoins de leurs voyageurs.

3. Combien d'économies puis-je espérer en utilisant un TMC ?

Un TMC peut aider les organisations à économiser entre 5% et 50% de leurs dépenses de voyage, selon la maturité de départ de votre programme de voyage et le volume de vos voyages. Le partenariat avec un TMC peut aider les gestionnaires de voyages à orienter les voyageurs vers des fournisseurs privilégiés proposant des tarifs pré-négociés. Bien que les programmes qui débutent aient un plus grand potentiel d'économies, un TMC peut toujours aider un programme plus mature à régner sur les voyageurs hors politique et à économiser de l'argent. L'utilisation des données capturées par TMC sur le comportement des voyageurs vous permet d'offrir des projections de volume plus précises et de négocier des tarifs plus bas avec les fournisseurs. Il est important de garder à l'esprit la culture de votre entreprise lors de la mise en place d'un TMC - il est primordial d'obtenir le soutien des parties prenantes et de communiquer clairement la logique derrière les nouvelles pratiques à vos voyageurs. Par rapport aux programmes de voyage avec de simples lignes directrices, ceux qui ont des politiques de voyage entièrement mandatées rapportent plus de succès et d'économies.

4. Combien en coûtera-t-il pour retenir les services d'un TMC ?

Alors que certaines entreprises paient aux TMC des frais de gestion mensuels fixes évalués au cas par cas, la structure de frais de loin la plus courante pour un TMC est par transaction. Ces frais de transaction varient considérablement (par exemple $5 pour les réservations d'hôtel et de voiture effectuées en ligne à $35 pour un vol international effectué en appelant un agent). En règle générale, les réservations de compagnies aériennes sont plus chères que les réservations d'hôtel ou de transport terrestre, les vols internationaux sont plus chers que les vols intérieurs et appeler un agent est plus cher que de réserver via le canal en ligne d'un TMC. Les travel managers doivent clairement communiquer ces différences aux voyageurs afin de minimiser les dépenses superflues, comme appeler un agent pour faire une simple réservation alors qu'une réservation en ligne suffirait. Bien qu'il soit tentant de rechigner à payer des frais ajoutés à chaque transaction, il est important de se rappeler que ces frais couvrent tous les services fournis par le TMC, et pas seulement une seule transaction.

5. Il y a beaucoup de TMC ; comment choisir celui qui convient à mon programme ?

La première étape du choix d'un TMC consiste à déterminer en interne vos cinq ou dix principaux objectifs pour votre programme de voyage, comme augmenter le suivi et la sécurité des voyageurs, mieux capturer les données sur les dépenses ou obtenir des tarifs mieux négociés avec les fournisseurs. Une fois que vous avez défini vos objectifs, commencez à avoir des conversations avec les TMC, expliquez vos objectifs programmatiques et écoutez leurs plans pour vous aider à les atteindre. Assurez-vous d'inclure des TMC de différentes tailles et portées dans ces discussions initiales - ces facteurs peuvent jouer un rôle dans la stratégie qu'ils développent pour vous. Par exemple, si votre organisation effectue de nombreux voyages internationaux, vous pouvez rechercher un TMC mondial ou un TMC avec de nombreux partenaires mondiaux. Alors qu'un grand TMC peut avoir de nombreux partenaires, un plus petit TMC peut être plus agile pour répondre à vos besoins et objectifs spécifiques. Sur la base des informations recueillies, réduisez le champ à cinq candidats ou moins et poursuivez avec des discussions plus détaillées. Une relation avec un TMC doit être basée sur la transparence. Tout TMC avec lequel il vaut la peine de travailler devrait vous guider à travers sa feuille de route personnalisée pour votre programme et expliquer en détail la logique derrière ses recommandations, y compris ce que chaque partie a à gagner ou à perdre. Chaque partie doit être honnête et réaliste avec l'autre quant à ses objectifs et ses capacités afin de favoriser un partenariat réussi et mutuellement bénéfique.

Téléchargez le document d'une page ici. La Fondation GBTA organisera un webinaire gratuit, en partenariat avec US Bank, le 5 octobre 2017 à 14 h HE, mettant en vedette des gestionnaires de voyages expérimentés qui aborderont les nombreuses questions et facteurs impliquant les TMC. Les participants exploreront comment les TMC peuvent aider, détermineront si leur programme est prêt à mettre en place un TMC, et plus encore. Inscrivez-vous dès aujourd'hui : TMCs 101 - Une séance de questions-réponses en direct avec des gestionnaires de voyages vétérans sur si, pourquoi et comment utiliser les TMC.