Les entreprises sont de plus en plus exposées à des pertes financières et à des violations du devoir de diligence à mesure que le nombre de réunions augmente

Plus de la moitié des entreprises dans le monde réservent des réunions simples en dehors des canaux gérés ; Plus de 70 % des personnes interrogées aux États-Unis utilisent les canaux grand public pour de simples réunions

Alexandrie, Virginie (18 juillet 2018) – À l'échelle mondiale, la moitié des réunions organisées par les entreprises sont des réunions simples, mais environ la moitié des personnes interrogées déclarent que leur organisation n'utilise pas de canal de réunions « gérées » pour des réunions simples, selon une nouvelle étude publiée aujourd'hui par le Global Business Travel Association (GBTA), en partenariat avec HRS.

Cette étude, première en son genre, se concentre exclusivement sur la gestion de réunions simples, c'est-à-dire de petites réunions avec des exigences de base et reproductibles. Pour la première fois, les membres de la GBTA et de Meeting Professionals International (MPI) ont été interrogés dans le cadre de la même étude afin de recueillir les points de vue des acheteurs de voyages et des organisateurs de réunions.

Les points saillants de la recherche comprennent :

• 50 % des réunions d'entreprise dans le monde (49 % aux États-Unis, 58 % en Europe) sont de simples réunions
• 52 % des entreprises réservent leurs réunions simples en dehors des canaux de réunions « gérées »
• 70 % des personnes interrogées ne suivent pas le processus d'appel d'offres requis pour faire des achats/réserver de simples réunions
• Lorsque les entreprises n'utilisent pas de solution de réunion simple, 77 % recherchent des hôtels ou des lieux exclusivement via les canaux grand public.
• Lorsque les entreprises disposent d'une solution, 72 % des planificateurs préfèrent l'utiliser pour planifier/réserver des réunions simples.
• 52 % des entreprises ne disposent pas d'une technologie e-RFP pour de simples réunions et n'envisagent pas d'en acquérir une.
• Seuls 4 % des acheteurs de voyages basés aux États-Unis ont des KPI d'entreprise attachés à la valeur créée par les petites réunions, tandis que près d'un tiers (31 %) des organisateurs de réunions ont des KPI.

"Cette recherche donne des chiffres à quelque chose que l'industrie soupçonnait depuis longtemps", a déclaré Jessica Collison, directrice de la recherche à la GBTA. « Les réunions simples représentent des dépenses importantes au sein des entreprises, mais elles sont gérées de manière très souple, ce qui peut coûter cher aux entreprises en termes de résultats financiers, de satisfaction des réunions et de respect du devoir de diligence. »

Réservation de réunions simples
Lors de la réservation de simples réunions, la majorité des personnes interrogées basées aux États-Unis (84 % des acheteurs de voyages, 73 % des organisateurs de réunions) déclarent utiliser des canaux de consommation, comme appeler un hôtel ou visiter le site Web d'un lieu et/ou un site Web de voyages grand public. Beaucoup s'appuient exclusivement sur les canaux de consommation (38 % des acheteurs de voyages et 39 % des organisateurs de réunions). Seulement 30 % des personnes interrogées déclarent que leur entreprise dispose d'un processus d'appel d'offres obligatoire pour les réunions simples.

Lorsque vous utilisez des canaux de consommation ou suivez des politiques informelles, il peut être difficile d'utiliser des tarifs de groupe négociés, de faire des comparaisons à l'identique, de vérifier la sécurité des lieux et de garantir le respect des politiques internes. L'utilisation du canal grand public élimine également essentiellement la possibilité d'obtenir des tarifs plus bas et/ou d'autres commodités qui pourraient être obtenues en tirant parti du volume hôtelier temporaire d'une entreprise.

« Les planificateurs de réunions prévoient une croissance de près de 4 % au cours de l'année prochaine. La dure réalité révélée par cette enquête souligne donc l'urgence avec laquelle les entreprises devraient améliorer la gestion simple des réunions », a déclaré Abbie Michaelson, vice-présidente des réunions et des groupes chez HRS. « Les mesures hors processus pour les achats, les réservations et la comparaison des lieux déclencheraient la sonnette d'alarme dans d'autres domaines des achats d'entreprise. Grâce à ces résultats, les responsables des réunions disposent désormais des munitions nécessaires pour mettre en œuvre des changements mesurables dans cette catégorie.

Processus et mesure
Seule une personne interrogée sur cinq (22 %) utilise une plateforme e-RFP pour de simples réunions. Ces plateformes permettent aux entreprises de solliciter et de comparer des offres pour leurs réunions. Aux États-Unis, les organisateurs de réunions (35 %) sont plus susceptibles que les acheteurs de voyages (19 %) d'utiliser un outil e-RFP pour des réunions simples.

Seulement un quart (28 %) des personnes interrogées ont mis en place des KPI lorsqu'il s'agit de mesurer des réunions simples et la valeur qu'elles créent – bien que ce chiffre soit beaucoup plus élevé en Amérique latine (38 %) qu'en Amérique du Nord (20 %) ou en Europe ( 21 pour cent). Aux États-Unis, les organisateurs de réunions (31 %) sont beaucoup plus susceptibles que les acheteurs de voyages (4 %) d'avoir mis en place des KPI.

Les personnes interrogées ont classé la recherche de la bonne salle (73 %), la maximisation du budget/des économies (64 %) et le respect de la politique de l'entreprise (40 %) comme les facteurs les plus importants lors de la réservation et de la gestion de réunions simples.

« Pour une catégorie représentant des millions de dépenses d'entreprise chaque année, les simples réunions échappent généralement au niveau d'examen minutieux accordé aux autres dépenses », a déclaré Bernie Schraer, vice-président senior de MPI. « Ce rapport, grâce à ses mesures approfondies et à sa compréhension des processus, offre aux responsables des achats, aux organisateurs d'événements et à d'autres influenceurs une image fidèle de la réalité d'aujourd'hui. Cela met également en lumière les priorités que les planificateurs devraient prendre en compte lorsqu'ils améliorent leurs programmes de réunions simples respectifs.

Méthodologie
Une enquête en ligne a été menée auprès des gestionnaires de voyages d'entreprise et des organisateurs de réunions. L'enquête a été menée entre le 24 avril et le 7 juin 2018. Une invitation par courrier électronique a été envoyée aux membres et contacts de la GBTA dans le monde entier, et aux membres du MPI aux États-Unis. Cinq cent soixante-deux destinataires ont répondu à au moins une question. Parmi eux, 408 sont qualifiés étant donné (1) qu'ils sont au moins quelque peu impliqués « dans la planification, l'organisation ou la supervision de réunions et d'événements dans leur entreprise » et (2) qu'ils sont des professionnels du voyage ou des réunions. Parmi ceux qui se sont qualifiés, 260 ont répondu à l'intégralité du sondage, qui comprenait : 123 membres de la GBTA, 66 membres du MPI, 15 membres des deux organisations et 56 membres d'aucune des deux organisations.

Plus d'information
Téléchargez ici une infographie présentant les principaux points saillants de la recherche. Le rapport, intitulé Comment les entreprises abordent les réunions simples, est disponible exclusivement pour les membres de la GBTA en cliquant ici et les non-membres peuvent acheter le rapport via la GBTA en envoyant un e-mail à Paul Yachnes.
Pour demander un entretien avec un expert GBTA ou HRS pour une analyse plus approfondie et pour en savoir plus sur les tendances des réunions simples révélées par l'étude, veuillez contacter Colleen Gallagher.

Lors de la Convention GBTA 2018 à San Diego, la GBTA organisera une séance de formation sur les réunions simples le 14 août à 9h45.

À propos de l'Association mondiale des voyages d'affaires
La Global Business Travel Association (GBTA) est la première organisation professionnelle mondiale de voyages d'affaires et de réunions, dont le siège est dans la région de Washington, DC et qui exerce ses activités sur six continents. Les plus de 9 000 membres de la GBTA gèrent chaque année plus de $345 milliards de dépenses mondiales en matière de voyages d'affaires et de réunions. GBTA propose des formations, des événements, des recherches, des activités de plaidoyer et des médias de classe mondiale à un réseau mondial croissant de plus de 28 000 professionnels du voyage et 125 000 contacts actifs. Pour découvrir comment les voyages d’affaires génèrent une croissance durable des entreprises, visitez www.gbta.org.

À propos de HRS
HRS simplifie les voyages d'affaires. Les gestionnaires de voyages d'affaires et les voyageurs d'affaires du monde entier font confiance à HRS pour trouver le meilleur hébergement hôtelier et simplifier tous les processus liés à leurs voyages d'affaires. Outre le sourcing hôtelier et la négociation de tarifs corporate avec les hôtels, HRS optimise le paiement dématérialisé des hébergements hôteliers et des réunions ainsi que le traitement automatisé des factures. Plus de 3 000 sociétés multinationales font confiance à HRS ; les clients comprennent plusieurs sociétés Fortune 500, dont Google, Siemens, Alibaba, China Mobile et Volkswagen. Fondée en Allemagne en 1972, HRS compte plus de 1 500 employés répartis dans 34 bureaux à travers le monde. Plus d’informations sur corporate.hrs.com.