Le défi du devoir de diligence « Travailler depuis n’importe où »

Pourquoi la flexibilité, la sécurité et la continuité sont essentielles pour que cela fonctionne

Pour de nombreuses entreprises, la pandémie a irrévocablement modifié la façon dont les employés vivent, travaillent et voyagent, certaines organisations introduisant des politiques formelles – ou informelles – de « travail depuis n'importe où ». 

Ces nouveaux modes de travail sont sans aucun doute là pour rester, mais il est important de considérer quels sont les risques et les défis de tels arrangements. Par exemple, les nomades numériques sont-ils particulièrement vulnérables à certains aléas ? Quel type de responsabilité les organisations qui proposent ces politiques ont-elles à l’égard des travailleurs à distance ? Et quelles sont les implications contractuelles, fiscales et assurantielles ?

Des questions comme celles-ci sont essentielles lorsqu’il s’agit de comprendre comment les organisations continueront à assumer leurs responsabilités en matière de devoir de diligence, car ce domaine a connu un changement de mentalité ces dernières années. Depuis la pandémie, les frontières entre travail et vie sociale sont souvent devenues floues, la maison remplissant désormais une fonction dans ces deux mondes.

Les limites « traditionnelles » des responsabilités organisationnelles en matière de devoir de diligence se sont également élargies avec ce changement. Il est donc d’autant plus nécessaire pour les entreprises de mettre en place des protections pour garantir que les travailleurs à distance soient correctement pris en charge lorsqu’ils sont éloignés de l’infrastructure organisationnelle traditionnelle.

Travailler à la Barbade pour une entreprise basée au Canada peut sembler idyllique sur le papier, mais cela comporte des risques. Faire appel à des experts tiers peut souvent être un raccourci utile pour comprendre l’environnement de risque des sites dans lesquels les travailleurs à distance opèrent. Par exemple, chaque pays présente un risque sécuritaire et médical spécifique, souvent avec des variations régionales.

Certaines organisations peuvent ne pas avoir accès aux données sur les spécificités régionales des pays dans lesquels se trouvent désormais leurs collaborateurs, informations qui peuvent s'avérer essentielles pour réussir la mise en œuvre d'une politique de « travail depuis n'importe où ».

Le soutien en matière de santé mentale constitue également un élément important de l’histoire. Nous voyons désormais de plus en plus de chefs d’entreprise prendre cette question au sérieux – une autre tendance déclenchée, en partie, par la pandémie. Cela signifie que les décideurs au sein des organisations devraient être encouragés à réfléchir attentivement à la manière dont les employés éloignés sont soutenus du point de vue de la santé mentale.

Les données du dernier rapport International SOS Risk Outlook soulignent que 49 % des experts prédisent que le travail à distance/hybride a un certain impact sur la capacité des entreprises à fournir un soutien en matière de santé mentale.

Cela ne signifie pas nécessairement que les travailleurs à distance sont plus susceptibles de rencontrer des problèmes de santé mentale, mais les organisations doivent certainement être conscientes qu'elles doivent mettre en œuvre un programme sur mesure pour les employés travaillant en dehors du lieu de travail traditionnel. Par exemple, cela pourrait impliquer l’accès à des outils numériques de soutien à la santé mentale fondés sur des données probantes plus sophistiqués, tels que l’application KOA Foundations.

En plus de cela, et à un niveau pratique, les organisations peuvent souhaiter mettre en œuvre un processus d'approbation à plusieurs niveaux lorsqu'elles examinent les sites vers lesquels elles autorisent les employés à se rendre et à travailler. Cela peut garantir que les employés de plusieurs fonctions sont impliqués dans l'approbation. processus pour le travail à distance.

Outre les risques juridiques et institutionnels souvent complexes, les responsables de la sécurité peuvent devoir prendre en compte les risques de sécurité liés à la délocalisation vers certains sites. Le conseiller en santé (ou un cadre équivalent) peut déterminer si l'infrastructure médicale locale atteint un niveau acceptable, en particulier si les familles risquent de déménager, ou si des besoins médicaux complexes et continus pourraient être pris en compte. Les gestionnaires de risques devront peut-être évaluer si le site est particulièrement vulnérable aux risques climatiques ou cybernétiques. Et le personnel des ressources humaines peut demander à effectuer une évaluation du poste de travail pour garantir que les employés sont en sécurité dans leur nouveau domicile temporaire. Ce type de collaboration interorganisationnelle nécessitera une évaluation approfondie des risques, garantissant que la flexibilité et la sécurité sont en même temps prioritaires.

Cela rejoint un autre point important : le devoir de loyauté. La sécurité des employés distants et des nomades numériques est une interaction bidirectionnelle. À mesure que les employés acquièrent une plus grande autonomie dans leurs modalités de travail, ils assument également une partie de la responsabilité de leur propre sécurité.

Les organisations pourraient envisager d’élaborer un code de conduite solide pour y parvenir, comprenant des lignes directrices convenues pour le travail à distance. Tout cela doit être développé avec le consentement des employés concernés pour s'assurer qu'ils ne se mettent pas dans des situations potentiellement à risque.

Cette stratégie peut aider les organisations à mettre en œuvre un système flexible qui est également réaliste en termes d'appétit pour le risque des employés et de l'organisation dans son ensemble.

Assurer la sécurité des travailleurs à distance est crucial dans l’environnement de travail actuel en constante évolution. Les employeurs et les employés doivent comprendre que le travail à distance n'est pas seulement un avantage, mais une responsabilité évolutive qui nécessite un soutien et une protection adéquats.

Fournir un soutien ergonomique, des ressources en matière de santé mentale et des canaux de communication clairs peut aider les travailleurs à distance à se sentir plus connectés et engagés, améliorant ainsi la productivité et le bien-être général. En fin de compte, une main-d'œuvre à distance sûre et saine est une situation gagnant-gagnant tant pour les employeurs que pour les employés, car elle entraîne une amélioration du moral, une réduction des taux de roulement et une réussite accrue dans la réalisation des objectifs commerciaux.